Vacature Coördinator FHML PhD Office

Coördinator FHML PhD Office in Maastricht

Welkom bij de Universiteit Maastricht!

Zorg voor overzicht en kwaliteit in het promotieproces van FHML. Jij stroomlijnt de processen en je hebt oog voor detail én mensen, Jij draagt graag bij aan een goede begeleiding van promovendi en wil werken in een academische omgeving waar kwaliteit, samenwerking en ontwikkeling centraal staan.

Coördinator FHML PhD Office

Ons doel: Het PhD Office zorgt voor een soepel verloop van het promotieproces en de ondersteuning van promovendi.

Jouw Collega’s: Je werkt nauw samen met het afdelingshoofd van het Dean’s Office, de beleidsmedewerker PhD-zaken, de projectmanager PhD Track en studentassistenten.

Als Coördinator van het PhD Office ben je hét aanspreekpunt voor promovendi, begeleiders, coördinatoren van de Onderzoeksinstituten en andere betrokkenen. Je coördineert de toelatingsprocedures van promovendi en bewaakt de kwaliteit van het promotieproces.

Je zorgt ervoor dat aanvragen volledig en correct worden verwerkt en toetst deze aan het UM Promotiereglement en interne richtlijnen. Daarnaast werk je aan de doorontwikkeling van het digitale systeem PhD Track en draag je bij aan een heldere, actuele informatievoorziening.

Wat jij doet
•  Beoordelen en verwerken van toelatingsaanvragen en beoordelingscommissievoorstellen in PhD Track;
•  Toetsen van aanvragen aan het Promotiereglement en interne richtlijnen;
•  Fungeren als inhoudelijk aanspreekpunt voor promovendi en begeleiders;
•  Signaleren van knelpunten en aandragen van verbeteringen;
•  Beheren van documentatie en administratie (via Corsa);
•  Coördineren van communicatie tussen alle betrokken partijen;
•  Meedenken over de doorontwikkeling van PhD Track;
•  Up-to-date houden van PhD-gerelateerde informatie op de website;
•  Ondersteunen van beleidsontwikkeling en procesverbetering binnen het PhD Office.

Ben jij klaar om koers te zetten voor de komende jaren? Dan ontmoeten we je graag.

Wat jij meebrengt

Het gaat ons niet om vinkjes, maar om wie jij bent en wat jij meebrengt. Herken jij jezelf hierin?

• Ervaring met administratieve processen. Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor regelgeving. Bij voorkeur heb je deze ervaring opgedaan in het hoger onderwijs.
• Oog voor kwaliteit. Je werkt zelfstandig en je bent besluitvaardig. Bij alles wat je doet staat kwaliteit voorop;
• Tweetalig en professioneel. Je communiceert helder en overtuigend in zowel Nederlands als Engels;
• Gericht op samen resultaat halen. Je werkt klantgericht en bent prettig in de samenwerking;
• Nieuwsgierig naar morgen. Je hebt affiniteit met digitalisering, denkt graag mee over innovatie en brengt ideeën in om processen te verbeteren.

Wat biedt de UM?

Als Coördinator PhD Office FHML bij Faculty of Health, Medicine and Life Sciences kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht. Verder bieden wij je:

• Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 8 - 9 conform UFO-profiel Medew. administr.processen en systemen met bijbehorende salarisinschaling op basis van ervaring tussen €3382,00 en €5057,00 bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing.
• Een arbeidsovereenkomst voor een periode van 12 maanden met een omvang van 0,7 - 0,8 FTE. Bij gebleken geschiktheid zal de arbeidsovereenkomst omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Bij de Universiteit Maastricht staat het welzijn van onze medewerkers hoog in het vaandel, zo hanteren we flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken indien de aard van je functie dit toelaat. Hiervoor ontvang je maandelijks een thuiswerk- en internetvergoeding. Kom je fulltime bij ons werken, dan heb je jaarlijks recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, te weten carnavals maandag, -dinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag. Maak je gebruik van de mogelijkheid om compensatie-uren op te bouwen, dan komen hier nog eens 12 dagen bij. Daarnaast kun jij jouw arbeidsvoorwaarden personaliseren aan de hand van een cao-keuzemodel. 
• Als Universiteit Maastricht hebben we diverse andere mooie secundaire arbeidsvoorwaarden, hierbij kun je denken aan een goede pensioenregeling bij het ABP en kun je als UM-medewerker meedoen aan bedrijfsfitness en gebruik maken van het zeer uitgebreide sportaanbod dat wij ook aan onze studenten aanbieden. 
• Tot slot maar zeker niet onbelangrijk de ruimte en faciliteiten om jezelf te ontwikkelen: persoonlijk en in jouw vakgebied. Dit faciliteren we door het bieden van een ruim opleidingsaanbod en ondersteunen we door diverse breed gedragen initiatieven zoals ‘erkennen en waarderen’. 

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie klik hier

Universiteit Maastricht

Waarom werken aan de Universiteit Maastricht?

Aan de Universiteit Maastricht (UM) draait alles om de toekomst. Die van onze studenten omdat we ze een stevige, brede basis geven voor de rest van hun leven. En die van ons allemaal door ons onderzoek naar oplossingen voor vraagstukken in de hele wereld. Met onze zes faculteiten zorgen we voor een veelomvattend aanbod aan onderwijs en onderzoek.

In ons onderwijs werken we met de methode Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Dit betekent dat onze studenten in kleine groepen zélf op zoek gaan naar oplossingen voor problemen en vraagstukken. Ze discussiëren samen, trekken conclusies, formuleren een antwoord en presenteren dat aan de hele groep. Zo doen ze belangrijke vaardigheden op voor hun hele loopbaan.

De UM heeft op dit moment meer dan 22.300 studenten en ruim 5.000 medewerkers uit alle windstreken. Dat zorgt voor een inspirerende en bruisende internationale gemeenschap.

Spreekt deze internationale omgeving waarin de wetenschap centraal staat jou aan? En wil jij hier vanuit een wetenschappelijke of juist staffunctie een steentje aan bijdragen? Dan ben jij met jouw unieke bijdrage van harte welkom! Want als jonge Europese Universiteit van Maastricht bieden we perspectief dat we vertalen naar jouw talent. Je bent waardevol voor onze universiteit en de maatschappij en we inspireren je om met trots en plezier samen te groeien.

Voor meer informatie over de UM klik hier

Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML)

FHML werkt aan gezondheid in de breedste zin van het woord: van molecuul tot mens, en van gezondheidszorg tot preventie. We leiden zorgprofessionals en onderzoekers op binnen innovatieve onderwijsprogramma’s, en doen baanbrekend onderzoek op het gebied van gezondheid en welzijn. Als onderdeel van het Maastricht UMC+ (MUMC+) vormt onze internationale en interdisciplinaire gemeenschap een unieke samenwerking tussen universiteit en academisch ziekenhuis, waar onderwijs, onderzoek en zorg samenkomen.

Nieuwsgierig?

Ben jij geïnteresseerd geraakt in deze mooie functie maar heb je nog vragen? Neem dan gerust contact op met Anouk Kerkhofs, Afdelingshoofd Dean's Office via [email protected] voor meer informatie. Heb je vragen over de procedure neem dan contact op met Doriënne Plum, Corporate Recruiter via [email protected] of 06-14856785.

Solliciteren?

Of ben je al overtuigd en word jij onze nieuwe Coördinator PhD Office FHML? Solliciteer dan nu, uiterlijk 21-08-2025, op deze functie.

Voeg aan je sollicitatie een CV, motivatiebrief toe.

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.