Vacature Uitvoerend secretaris Examencommissie

Uitvoerend secretaris Examencommissie in Maastricht

Welkom bij de Universiteit Maastricht!

Achter elk diploma schuilt een zorgvuldig proces — en daar speel jij een belangrijke rol in. Als uitvoerend secretaris van de Examencommissie bij de Faculteit der Cultuur- en Maatschappijwetenschappen (FASoS) help je studenten vooruit door hun verzoeken zorgvuldig te beoordelen en helder te communiceren. Je bent nauwkeurig en hebt oog voor procedurele en organisatorische details.

• Ons doel: Studenten eerlijk en zorgvuldig beoordelen, volgens duidelijke regels en met oog voor individuele situaties.
• Jouw collega’s: Je werkt binnen het Bureau Onderwijs van FASoS in het team van de Servicedesk van de Examencommissie – samen met betrokken collega’s die staan voor samenwerking, precisie en studentenwelzijn.

Over de functie

Als uitvoerend secretaris van de Examencommissie ben je door de Examencommissie gemandateerd om binnen vastgestelde kaders zelfstandig besluiten te nemen over individuele verzoeken van studenten. Je beoordeelt deze verzoeken op basis van de Onderwijs- en Examenregeling (OER) en de Regels en Richtlijnen, en maakt zorgvuldige en transparante beslissingen.

Je behandelt zelfstandig verzoeken over onder meer de hardheidsclausule, vrijstellingen, afstuderen, bijzondere voorzieningen en flexibele programma’s. Ook ondersteun je de vicevoorzitter bij plagiaat- en fraudezaken en bereid je hoorzittingen en adviezen voor. Samen met de examenadministratie stel je het formele afstudeerresultaat vast.

Daarnaast draag je bij aan beleidsmatige en administratieve verbeteringen. Je geeft advies over nieuwe voorschriften, beoordeelt de haalbaarheid van onderwijsplannen en ondersteunt bij de uitvoering van de Bindend Studieadviesprocedure (BSA). Je onderhoudt nauwe contacten met studenten, docenten en ondersteunend personeel, en stemt examenprocedures en administratieve processen hierop af.

Zo werk je mee aan een betrouwbaar en rechtvaardig examenproces voor al onze studenten.

De Servicedesk voert onder meer de volgende taken uit:

• Behandelt zelfstandig studentenverzoeken over de hardheidsclausule, vrijstellingen, afstuderen, flexibele programma’s en examenvoorzieningen volgens de OER en Regels & Richtlijnen;
• Bereidt fraude-, plagiaat- en beroepszaken voor, ondersteunt de vicevoorzitter bij hoorzittingen en stelt adviezen en besluiten op;
• Stelt samen met de examenadministratie het formele afstudeerresultaat en de afstudeerdatum vast (vier-ogenprincipe);
• Adviseert over de uitvoerbaarheid van onderwijsplannen en wijzigingsvoorstellen van de OER;
• Levert gegevens aan voor het jaarverslag en managementinformatie;
• Voert en monitort de Bindend Studieadviesprocedure (BSA) namens het faculteitsbestuur en ondersteunt de BSA-commissie.
  
  

Wat jij meebrengt

Bij ons draait het niet om lijstjes met eisen, maar om jouw kwaliteiten en wat jij toevoegt aan ons team. Herken jij jezelf in het volgende?

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding en relevante werkervaring; een juridische achtergrond is een pluspunt;
• Analytisch en zorgvuldig – Je weet complexe regelgeving helder te interpreteren en toe te passen;
• Communicatief sterk – Je schrijft en spreekt uitstekend in het Nederlands (C2) en Engels (C1);
• Teamspeler – Je werkt graag samen met collega’s en onderhoudt constructieve contacten met studenten en staf;
• Stressbestendig en professioneel – Je blijft rustig onder druk en behandelt vertrouwelijke informatie met integriteit. Je kunt goed omgaan met belangenconflicten;
• Organisatorisch sterk – Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en bewaakt deadlines;
• Zelfstandig en proactief – Je neemt initiatief en durft beslissingen te nemen;
• Digitaal vaardig – Je kunt goed werken met administratieve systemen en applicaties (zoals SAP en MS Office).

Wat biedt de UM?

Als Uitvoerend secretaris Examencommissie bij Faculty of Arts and Social Sciences kom je in dienst bij de meest internationale universiteit van Nederland in het prachtige Maastricht. Verder bieden wij je:

• Goede arbeidsvoorwaarden. De functie is ingeschaald in schaal 9 conform UFO-profiel Medewerker studentenzaken met bijbehorende salarisinschaling op basis van ervaring tussen €3708,00 en €5057,00 bruto per maand (op basis van een fulltime dienstverband van 38 uur per week). In aanvulling op het maandsalaris zijn een 8,0% vakantie-uitkering en een 8,3% eindejaarsuitkering van toepassing.
• Een arbeidsovereenkomst voor een periode van 12 maanden met een omvang van 0,7 - 0,8 FTE. Bij gebleken geschiktheid zal de arbeidsovereenkomst omgezet worden in een dienstverband voor onbepaalde tijd.
• Bij de Universiteit Maastricht staat het welzijn van onze medewerkers hoog in het vaandel, zo hanteren we flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken indien de aard van je functie dit toelaat. Hiervoor ontvang je maandelijks een thuiswerk- en internetvergoeding. Kom je fulltime bij ons werken, dan heb je jaarlijks recht op 29 vakantiedagen en 4 extra feestdagen, te weten carnavals maandag, -dinsdag, Goede Vrijdag en Bevrijdingsdag. Maak je gebruik van de mogelijkheid om compensatie-uren op te bouwen, dan komen hier nog eens 12 dagen bij. Daarnaast kun jij jouw arbeidsvoorwaarden personaliseren aan de hand van een cao-keuzemodel. 
• Als Universiteit Maastricht hebben we diverse andere mooie secundaire arbeidsvoorwaarden, hierbij kun je denken aan een goede pensioenregeling bij het ABP en kun je als UM-medewerker meedoen aan bedrijfsfitness en gebruik maken van het zeer uitgebreide sportaanbod dat wij ook aan onze studenten aanbieden. 
• Tot slot maar zeker niet onbelangrijk de ruimte en faciliteiten om jezelf te ontwikkelen: persoonlijk en in jouw vakgebied. Dit faciliteren we door het bieden van een ruim opleidingsaanbod en ondersteunen we door diverse breed gedragen initiatieven zoals ‘erkennen en waarderen’. 

De arbeidsvoorwaarden van de Universiteit Maastricht zijn grotendeels vastgelegd in de CAO Nederlandse Universiteiten. Daarnaast gelden lokale bepalingen, specifiek voor de UM. Voor meer informatie klik hier

Universiteit Maastricht

Waarom werken aan de Universiteit Maastricht?

Aan de Universiteit Maastricht (UM) draait alles om de toekomst. Die van onze studenten omdat we ze een stevige, brede basis geven voor de rest van hun leven. En die van ons allemaal door ons onderzoek naar oplossingen voor vraagstukken in de hele wereld. Met onze zes faculteiten zorgen we voor een veelomvattend aanbod aan onderwijs en onderzoek.

In ons onderwijs werken we met de methode Probleemgestuurd Onderwijs (PGO). Dit betekent dat onze studenten in kleine groepen zélf op zoek gaan naar oplossingen voor problemen en vraagstukken. Ze discussiëren samen, trekken conclusies, formuleren een antwoord en presenteren dat aan de hele groep. Zo doen ze belangrijke vaardigheden op voor hun hele loopbaan.

De UM heeft op dit moment meer dan 22.300 studenten en ruim 5.000 medewerkers uit alle windstreken. Dat zorgt voor een inspirerende en bruisende internationale gemeenschap.

Spreekt deze internationale omgeving waarin de wetenschap centraal staat jou aan? En wil jij hier vanuit een wetenschappelijke of juist staffunctie een steentje aan bijdragen? Dan ben jij met jouw unieke bijdrage van harte welkom! Want als jonge Europese Universiteit van Maastricht bieden we perspectief dat we vertalen naar jouw talent. Je bent waardevol voor onze universiteit en de maatschappij en we inspireren je om met trots en plezier samen te groeien.

Voor meer informatie over de UM klik hier

Faculty of Arts and Social Sciences

FASoS is een hechte gemeenschap van ongeveer 250 medewerkers en 2100 studenten. Tijdens pauzes en voor vergaderingen vind je ons bij onze favoriete koffieplek Bandito Espresso. De communicatielijnen binnen de faculteit zijn kort en collega's staan altijd klaar om elkaar te helpen. FASoS heeft een zeer internationale studentenpopulatie en een groot deel van onze medewerkers komt uit het buitenland. Onze faculteit biedt vier bacheloropleidingen, acht masteropleidingen en twee onderzoeksmasters aan. Al onze opleidingen hebben een interdisciplinair karakter.

Ons onderzoeksinstituut bestudeert samenlevingen en culturen zoals die zich in de moderne en hedendaagse tijd hebben ontwikkeld. Daarbij hanteren we een radicaal interdisciplinaire aanpak. We analyseren de onderlinge verbanden tussen europeanisering, globalisering, wetenschappelijke en technologische ontwikkeling, politieke verandering en culturele innovatie. Naast onderwijs en onderzoek uiten onze collega's zich graag op een creatieve manier. Zo maken ze podcasts en schrijven ze poëzie en fictie.

Werken bij FASoS betekent werken in een uitdagende maar informele omgeving. Wij geloven in het ontwikkelen van je eigen carrièrepad en staan altijd klaar om je te helpen om het meeste uit je baan te halen. Meer informatie over FASoS vind je op onze website: FASoS

Nieuwsgierig?

Ben jij geïnteresseerd geraakt in deze mooie functie maar heb je nog vragen? Neem dan gerust contact op met Ruben Janssen via [email protected] voor meer informatie. Heb je vragen over de procedure neem dan contact op met Manon Souren (recruiter) via [email protected] of +31 6 34577732.

Solliciteren?

Voeg aan je sollicitatie een CV en een motivatiebrief toe. Omdat staf en studenten voornamelijk een internationale achtergrond hebben, word je verzocht je brief en CV in het Engels aan te leveren.

De eerste sollicitatiegesprekken vinden bij voorkeur plaats op 2 december 2025. De tweede gesprekken worden bij voorkeur gehouden op 9 december 2025.

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.