Vacature Management/Office-Assistent Bestuurssecretariaat & PhD Office

Management/Office-Assistent Bestuurssecretariaat & PhD Office in Maastricht

Welkom bij de Universiteit Maastricht!

Wil jij werken in een dynamische universitaire omgeving waar geen dag hetzelfde is? Krijg je energie van het ondersteunen van het Faculteitsbestuur én het zorgvuldig organiseren van (PhD-)processen? Dan is deze gecombineerde functie binnen de Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML) iets voor jou.

Management/Office-Assistent Bestuurssecretariaat en PhD Office

Ons doel: Het Bestuurssecretariaat en het PhD Office ondersteunen het Faculteitsbestuur, staf- en beleidsmedewerkers en promovendi en begeleiders bij een efficiënte en zorgvuldige afhandeling van processen. Met jouw inzet draag je bij aan een professionele werkomgeving en een soepel verloop van bestuurlijke en PhD-gerelateerde procedures binnen FHML.

Jouw collega’s: Je werkt binnen het Bestuurssecretariaat en het PhD Office van de FHML en werkt nauw samen met collega’s binnen beide teams. Daarnaast heb je regelmatig contact met het Faculteitsbestuur, staf- en beleidsmedewerkers, promovendi, begeleiders en andere interne en externe stakeholders.

Wat jij doet

In deze gecombineerde functie ondersteun je zowel het Bestuurssecretariaat als het PhD Office. Je schakelt flexibel tussen secretariële, organisatorische en administratieve werkzaamheden en zorgt voor het bewaken van procedures en kwaliteit. Jouw taken en verantwoordelijkheden zijn:

•  Samen met de huidige Management/Office-Assistent voeren van het secretariaat van de decaan, waarbij de nadruk ligt op complex en dynamisch agendabeheer
•  Fungeren als aanspreekpunt voor interne en externe contacten
•  Opstellen en redigeren van Nederlandstalige en Engelstalige correspondentie
•  Voorbereiden en stroomlijnen van vergaderingen en besluitvorming (iBabs)
•  Het toetsen van contracten aan richtlijnen met het oog op ondertekening
•  Beoordelen en verwerken van PhD-toelatingsaanvragen en commissievoorstellen
•  Toetsen van aanvragen aan het Promotiereglement en interne richtlijnen
•  Fungeren als aanspreekpunt voor promovendi en begeleiders
•  Coördinatie van PhD-cursussen
•  Beheren van administratie en documentatie (o.a. Corsa en PhD Track)

Ben jij klaar om bij te dragen aan goed georganiseerde bestuurlijke en PhD-processen? Dan ontmoeten we je graag.

Wat jij meebrengt

Het gaat ons niet om vinkjes, maar om wie jij bent en wat jij meebrengt. Herken jij jezelf hierin?
•  Aantoonbare ervaring met administratieve processen en werken volgens richtlijnen en procedures
•  Sterke organisatorische vaardigheden en een gestructureerde, kwaliteitsgerichte werkwijze
•  Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk
•  Ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel en Teams) en administratieve systemen
•  Je bent nauwkeurig, proactief, flexibel en discreet in het omgaan met vertrouwelijke informatie

Wat je van ons mag verwachten

Bij de Universiteit Maastricht werk je in een internationale, open en betrokken omgeving. We bieden:

• Een jaarcontract (0,8 - 1,0 fte) met uitzicht op een vast contract bij wederzijdse tevredenheid.
• Een bruto salaris tussen €3057,00 en €3985,00 bruto per maand (bij een fulltime dienstverband van 38 uur per week), exclusief 8% vakantiegeld en een 8,3% eindejaarsuitkering.
• 29 vakantiedagen, vier extra vrije feestdagen en de mogelijkheid om 12 extra dagen op te bouwen via compensatie-uren.
• Flexibele werktijden, een thuiswerkvergoeding en hybride werken.
• Vrijheid en ruimte om je werk zelfstandig in te richten en je eigen ideeën te ontwikkelen.
• Een hechte community van collega’s waarmee je nauw samenwerkt.
• Een goede pensioenregeling via het ABP, bedrijfsfitness en toegang tot een uitgebreid sportaanbod.
• Een inspirerende werkomgeving in het hart van Europa.

Over de Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML)

FHML werkt aan gezondheid in de breedste zin van het woord: van molecuul tot mens, en van gezondheidszorg tot preventie. We leiden zorgprofessionals en onderzoekers op binnen innovatieve onderwijsprogramma’s, en doen baanbrekend onderzoek op het gebied van gezondheid en welzijn. Als onderdeel van het Maastricht UMC+ (MUMC+) vormt onze internationale en interdisciplinaire gemeenschap een unieke samenwerking tussen universiteit en academisch ziekenhuis, waar onderwijs, onderzoek en zorg samenkomen.

Nieuwsgierig geworden?

Wil je meer weten over deze functie of over werken bij onze universiteit? Neem contact op met Anouk Kerkhofs (afdelingshoofd Bestuurssecretariaat FHML), via [email protected] of +31 43 6 46705070. De einddatum van de publicatie is 1 juni 2026 . De gesprekken zullen plaatsvinden op 8, 9 en 11 juni.

Solliciteer via onderstaande knop. We hopen je snel te leren kennen!
Over de Universiteit Maastricht

Aan de Universiteit Maastricht zoeken we samen naar antwoorden waarmee we de wereld vooruithelpen. Dat doen we samen met 23.300 studenten en 5.400 medewerkers, verspreid over 5 steden in de regio, 6 faculteiten en ruim 70 onderzoeksinstituten in de Euregio. Hier krijg je de ruimte om grenzen te verleggen en nieuwe kansen te ontdekken; voor jezelf en voor de wereld om je heen. Want echte antwoorden vinden we samen.

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Bij Maastricht University nemen we graag zelf contact op met potentiële kandidaten. We vragen daarom vriendelijk om geen acquisitie of aanbiedingen van bureaus of tussenpersonen.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.