Vacature Management/Office-assistent

Management/Office-assistent in Maastricht

Welkom bij de Universiteit Maastricht!

Facility Services zorgt ervoor dat studenten, onderzoekers, docenten en collega's iedere dag kunnen rekenen op een veilige, duurzame en goed georganiseerde campus. Achter de schermen werken we continu aan de verdere ontwikkeling van onze dienstverlening. Dat doen we in een dynamische omgeving waar samenwerking, innovatie en kwaliteit centraal staan.

Management Office Assistant

• Ons doel: binnen Facility Services bouwen we aan een toekomstbestendige organisatie. Daarbij hoort ook een moderne vorm van managementondersteuning. We zoeken daarom geen traditionele managementassistent, maar een Management Office Assistant die vooruitdenkt, structuur aanbrengt, overzicht bewaart en actief bijdraagt aan het slimmer en efficiënter organiseren van onze werkzaamheden. Zo help je het managementteam optimaal te functioneren én lever je een zichtbare bijdrage aan de verdere professionalisering van onze dienstverlening.
• Jouw collega's: je maakt onderdeel uit van het secretariaat van Facility Services en werkt nauw samen met je collega's binnen het secretariaat en met het managementteam. Daarnaast heb je dagelijks contact met collega's uit de hele universiteit en met externe partners. Vanuit jouw vakmanschap draag je bij aan de verdere ontwikkeling van de managementondersteuning. Je deelt kennis, denkt mee over nieuwe werkwijzen en helpt collega's processen slimmer in te richten, zonder daarbij een hiërarchische of coördinerende rol te vervullen.

Je bent de rechterhand van het managementteam en zorgt ervoor dat bestuur, besluitvorming en dagelijkse werkzaamheden soepel verlopen. Je houdt overzicht, ziet verbanden, signaleert knelpunten en zorgt ervoor dat acties niet tussen wal en schip raken. Dankzij jouw organisatietalent, organisatiesensitiviteit en proactieve houding creëer je rust, structuur en continuïteit in een dynamische omgeving.

Wat jij doet

Als Management Office Assistant:

• ondersteun je het managementteam proactief door overzicht te houden over agenda's, prioriteiten, besluitvorming en lopende acties;
• organiseer en faciliteer je management-, project- en stuurgroepoverleggen, inclusief voorbereiding, verslaglegging en bewaking van acties en besluiten;
• verzamel, analyseer en structureer je informatie ter voorbereiding van managementrapportages, besluitvorming en bestuurlijke overleggen;
• signaleer je knelpunten in processen, planning of samenwerking en doe je verbetervoorstellen die bijdragen aan een efficiëntere organisatie;
• bewaak je de voortgang van afspraken, deadlines en bestuurlijke processen en spreek je betrokkenen hier waar nodig op aan;
• ben je een professioneel aanspreekpunt voor interne en externe relaties en zorg je voor heldere communicatie en een zorgvuldige informatievoorziening;
• draag je actief bij aan de verdere professionalisering van de managementondersteuning door nieuwe werkwijzen te initiëren, kennis te delen en collega's hierin mee te nemen;
• ondersteun je bij de organisatie van bijeenkomsten, evenementen en andere activiteiten van het managementteam.

Ben jij klaar om koers te zetten voor de komende jaren? Dan ontmoeten we je graag.

Wat jij meebrengt

Je bent een zelfstandige professional die energie krijgt van organiseren, vooruitdenken en verbeteren. Je houdt gemakkelijk overzicht, weet prioriteiten te stellen en voelt goed aan wat een bestuurder of manager nodig heeft. Je werkt nauwkeurig, bent organisatiesensitief en neemt verantwoordelijkheid voor je werk. Tegelijkertijd durf je kritisch mee te denken en kansen voor verbetering bespreekbaar te maken.

Daarnaast beschik je over:

• hbo werk- en denkniveau en enkele jaren relevante ervaring als Management Office Assistant, managementassistent of vergelijkbare functie binnen een complexe organisatie;
• uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om meerdere werkzaamheden en belangen gelijktijdig te overzien;
• ervaring met Microsoft 365 en digitale hulpmiddelen en affiniteit met het optimaliseren van werkprocessen;
• uitstekende mondelinge en schriftelijke beheersing van de Nederlandse en Engelse taal;
• een integere, proactieve en dienstverlenende houding, gecombineerd met overtuigingskracht en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen.

Wat je van ons mag verwachten

Bij de Universiteit Maastricht werk je in een internationale, open en betrokken omgeving. We bieden:

• Een jaarcontract (0,8 - 1,0 fte) met uitzicht op een vast contract bij wederzijdse tevredenheid.
• Een bruto salaris tussen €3057,00 en €3985,00 bruto per maand (bij een fulltime dienstverband van 38 uur per week), exclusief 8% vakantiegeld en een 8,3% eindejaarsuitkering.
• 29 vakantiedagen, vier extra vrije feestdagen en de mogelijkheid om 12 extra dagen op te bouwen via compensatie-uren.
• Flexibele werktijden, een thuiswerkvergoeding en hybride werken.
• Vrijheid en ruimte om je werk zelfstandig in te richten en je eigen ideeën te ontwikkelen.
• Een hechte community van collega’s waarmee je nauw samenwerkt.
• Een goede pensioenregeling via het ABP, bedrijfsfitness en toegang tot een uitgebreid sportaanbod.
• Een inspirerende werkomgeving in het hart van Europa.

Over Facility Services (FS)

Facility Services zorgt voor een veilige, inspirerende en duurzame UM-omgeving. Van huisvesting en catering tot duurzaamheid en veiligheid: samen maken we plekken waar studenten, onderzoekers en collega’s kunnen floreren. Verbinding, welzijn en innovatie staan centraal in alles wat we doen.

Nieuwsgierig geworden?

Wil je meer weten over deze functie of over werken bij onze universiteit? Neem contact op met Lizzy van de Pol via 0634178964. De einddatum van de publicatie is 18 augustus 2026.

Solliciteer via onderstaande knop. We hopen je snel te leren kennen!
Over de Universiteit Maastricht

Aan de Universiteit Maastricht zoeken we samen naar antwoorden waarmee we de wereld vooruithelpen. Dat doen we samen met 23.300 studenten en 5.400 medewerkers, verspreid over 5 steden in de regio, 6 faculteiten en ruim 70 onderzoeksinstituten in de Euregio. Hier krijg je de ruimte om grenzen te verleggen en nieuwe kansen te ontdekken; voor jezelf en voor de wereld om je heen. Want echte antwoorden vinden we samen.

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Bij Maastricht University nemen we graag zelf contact op met potentiële kandidaten. We vragen daarom vriendelijk om geen acquisitie of aanbiedingen van bureaus of tussenpersonen.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.