Vacature Management/Office-assistent

Management/Office-assistent in Maastricht

Welkom bij de Universiteit Maastricht!

Achter goed onderwijs staat een sterke organisatie. Als Management Assistent draag jij daar iedere dag aan bij. Dankzij jouw organisatietalent, overzicht en ondersteuning kunnen collega's zich richten op het verzorgen van kwalitatief hoogwaardig onderwijs voor onze studenten.

Binnen het Onderwijsinstituut van de Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML) krijg je een afwisselende functie waarin je twee teams ondersteunt. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden, werkt samen met uiteenlopende collega's en levert een belangrijke bijdrage aan de dagelijkse organisatie van ons onderwijs.

Management/ Office-Assistent

Ons doel: Het Onderwijsinstituut ondersteunt de bachelor- en masteropleidingen Geneeskunde, Gezondheidswetenschappen en Biomedische Wetenschappen. Samen zorgen we ervoor dat onderwijs inhoudelijk én organisatorisch optimaal verloopt.

Jouw collega's: Je maakt deel uit van de afdeling Onderwijszaken en werkt samen met twee betrokken teams. Enerzijds ondersteun je het secretariaat van de opleiding Biomedische Wetenschappen. Anderzijds werk je samen met het team Planning Geneeskunde. Beide teams werken nauw samen en ondersteunen elkaar waar nodig. Zo krijg je een veelzijdige functie waarin geen dag hetzelfde is

Wat jij doet

Binnen deze functie combineer je twee rollen die samen zorgen voor een veelzijdige en afwisselende werkdag. Enerzijds ondersteun je de opleiding Biomedische Wetenschappen. Anderzijds ben je een onmisbare schakel binnen het team Planning Geneeskunde. Het is mogelijk om de ze rol parttime (0.5 FTE ) in te vullen en je te focussen op één van de twee rollen.

Je ondersteunt de opleiding Biomedische Wetenschappen Je bent de organisatorische spil achter de opleiding Biomedische Wetenschappen. Je zorgt ervoor dat overleggen goed voorbereid zijn, agenda's op orde zijn en besluiten zorgvuldig worden vastgelegd. Daarmee ondersteun je de opleidingsdirecteur, de mastercoördinator en verschillende overlegstructuren, zodat zij zich kunnen richten op de verdere ontwikkeling van het onderwijs.

Daarnaast organiseer je bijeenkomsten, verzorg je de administratieve afhandeling van documenten en correspondentie en draag je bij aan uiteenlopende werkzaamheden binnen Onderwijszaken.

Je ondersteunt het team Planning Geneeskunde Daarnaast ondersteun je het team Planning Geneeskunde bij de organisatie van het masteronderwijs. Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor studenten en collega's en zorgt ervoor dat informatie actueel en toegankelijk is via onder andere Canvas, FHMLweb en het intranet.

Je ondersteunt de planning van onderwijsactiviteiten en sollicitatieprocedures, organiseert vergaderingen, verwerkt contracten met partnerinstellingen en onderhoudt contact met verschillende coördinatoren. Dankzij jouw overzicht en nauwkeurigheid verlopen administratieve processen soepel en kunnen studenten en collega's rekenen op tijdige en correcte informatie.

Ben jij klaar om een belangrijke bijdrage te leveren aan de organisatie van ons onderwijs? Dan maken we graag kennis met je.

Wat jij meebrengt

Het gaat ons niet om een afvinklijstje. We zijn vooral benieuwd naar jouw organisatietalent, nauwkeurigheid en motivatie om collega's en studenten optimaal te ondersteunen. Herken jij jezelf in onderstaand profiel?

Binnen onze teams staan samenwerken, servicegerichtheid en eigenaarschap centraal. We zoeken een collega die overzicht houdt, gemakkelijk schakelt tussen verschillende werkzaamheden en graag initiatief neemt.

• Organisatietalent – Je houdt overzicht, stelt prioriteiten en zorgt ervoor dat werkzaamheden zorgvuldig en op tijd worden uitgevoerd, ook wanneer verschillende zaken tegelijkertijd spelen.
• Dienstverlenend en communicatief sterk – Je vindt het leuk om collega's en studenten verder te helpen. Je communiceert gemakkelijk in het Nederlands én Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Nauwkeurig en zorgvuldig – Je werkt gestructureerd, hebt ervaring met notuleren en zorgt ervoor dat afspraken, documenten en administratieve processen goed worden vastgelegd.
• Digitaal vaardig – Je werkt gemakkelijk met Microsoft Office en leert snel nieuwe systemen kennen. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende applicaties.
• Proactief en flexibel – Je ziet wat er nodig is, denkt vooruit en springt bij waar nodig. Je voelt je prettig in een dynamische omgeving waarin samenwerking en afwisseling centraal staan.
• Zelfstandig én een teamspeler – Je neemt verantwoordelijkheid voor je eigen werkzaamheden en werkt tegelijkertijd graag samen met collega's om gezamenlijke doelen te bereiken.

Wat je van ons mag verwachten

Bij de Universiteit Maastricht werk je in een internationale, open en betrokken omgeving. We bieden:

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract bij wederzijdse tevredenheid. Het is mogelijk om de ze rol parttime (0.5) in te vullen en je te focussen op een van de twee rollen. Je kunt jouw voorkeur aangeven bij door het beantwoorden van de selectievrage n behorende bij deze vacature.
• Een bruto salaris tussen €3057,00 en €3985,00 bruto per maand (bij een fulltime dienstverband van 38 uur per week), exclusief 8% vakantiegeld en een 8,3% eindejaarsuitkering.
• 29 vakantiedagen, vier extra vrije feestdagen en de mogelijkheid om 12 extra dagen op te bouwen via compensatie-uren.
• Flexibele werktijden, een thuiswerkvergoeding en hybride werken.
• Vrijheid en ruimte om je werk zelfstandig in te richten en je eigen ideeën te ontwikkelen.
• Een hechte community van collega’s waarmee je nauw samenwerkt.
• Een goede pensioenregeling via het ABP, bedrijfsfitness en toegang tot een uitgebreid sportaanbod.
• Een inspirerende werkomgeving in het hart van Europa.

Over de Faculty of Health, Medicine and Life Sciences (FHML)

FHML werkt aan gezondheid in de breedste zin van het woord: van molecuul tot mens, en van gezondheidszorg tot preventie. We leiden zorgprofessionals en onderzoekers op binnen innovatieve onderwijsprogramma’s, en doen baanbrekend onderzoek op het gebied van gezondheid en welzijn. Als onderdeel van het Maastricht UMC+ (MUMC+) vormt onze internationale en interdisciplinaire gemeenschap een unieke samenwerking tussen universiteit en academisch ziekenhuis, waar onderwijs, onderzoek en zorg samenkomen.

Nieuwsgierig geworden?

Voor meer informatie over deze vacature kun je contact opnemen met Larisa van Heeswijk, [email protected]

Solliciteren kan tot 10 augustus. De eerste gesprekken vinden plaats na 17 augustus.

Solliciteer via onderstaande knop. We hopen je snel te leren kennen!

Over de Universiteit Maastricht

Aan de Universiteit Maastricht zoeken we samen naar antwoorden waarmee we de wereld vooruithelpen. Dat doen we samen met 23.300 studenten en 5.400 medewerkers, verspreid over 5 steden in de regio, 6 faculteiten en ruim 70 onderzoeksinstituten in de Euregio. Hier krijg je de ruimte om grenzen te verleggen en nieuwe kansen te ontdekken; voor jezelf en voor de wereld om je heen. Want echte antwoorden vinden we samen.

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Bij Maastricht University nemen we graag zelf contact op met potentiële kandidaten. We vragen daarom vriendelijk om geen acquisitie of aanbiedingen van bureaus of tussenpersonen.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.