Vacature Management/ Office-Assistant

Management/ Office-Assistant in Maastricht

Welkom bij de Universiteit Maastricht!

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van afwisseling en graag de spil vormt binnen een dynamische onderzoeksafdeling? Werk je nauwkeurig, houd je moeiteloos overzicht en vind je het leuk om collega's te ondersteunen zodat zij zich kunnen richten op onderwijs en onderzoek? Dan maken we graag kennis met je!

Management Office Assistant

Ons doel: Binnen de afdeling Neuropsychologie en Psychofarmacologie van de Faculty of Psychology and Neuroscience (FPN) werken onderzoekers, docenten en ondersteunende collega's samen aan vernieuwend onderzoek naar menselijk gedrag en het functioneren van de hersenen. Goede ondersteuning achter de schermen is daarbij onmisbaar. Als Management Office Assistant zorg jij ervoor dat administratieve, organisatorische en secretariële processen soepel verlopen en draag je bij aan een prettige en professionele werkomgeving.

Jouw collega’s: Je maakt deel uit van het management office van de afdeling en werkt nauw samen met wetenschappelijk en ondersteunend personeel. Je bent een vertrouwd aanspreekpunt voor collega's, promovendi en externe contacten. Daarnaast werk je samen met verschillende ondersteunende diensten binnen de universiteit, zoals HR, Finance en Facility Services. Daarmee vervul je een verbindende rol binnen én buiten de afdeling.

Wat jij doet

Geen dag is hetzelfde. Je schakelt moeiteloos tussen verschillende werkzaamheden en weet prioriteiten te stellen wanneer meerdere zaken tegelijkertijd aandacht vragen. Dankzij jouw organisatietalent verlopen processen efficiënt en kunnen collega's rekenen op een professionele en betrouwbare ondersteuning.

Je houdt je onder andere bezig met:
•  ondersteunen van HR-, financiële en facilitaire processen;
•  verwerken en coördineren van declaraties, facturen en budgetadministratie;
•  ondersteunen van het recruitment- en onboardingproces van nieuwe medewerkers;
•  organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen;
•  beheren van agenda's en ondersteunen van senior medewerkers;
•  organiseren van afdelingsactiviteiten, conferenties en workshops;
•  begeleiden van administratieve processen rondom promovendi en het PhD Office;
•  verzorgen van de administratieve ondersteuning van de directeur van het Centre for Integrative Neuroscience (CIN).

Ben jij klaar om koers te zetten voor de komende jaren? Dan ontmoeten we je graag.

Wat jij meebrengt

Het gaat ons niet om een checklist, maar om jouw organisatietalent, nauwkeurigheid en enthousiasme om collega's te ondersteunen. Herken jij jezelf in onderstaand profiel?

Je:

• hebt een mbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met een opleiding tot managementassistent of secretaresse en je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol;
• hebt affiniteit met administratieve, HR- en financiële processen;
• communiceert helder en professioneel, zowel in het Nederlands als in het Engels;
• werkt gestructureerd en nauwkeurig, zonder het grotere geheel uit het oog te verliezen;
• bent digitaal vaardig en hebt ervaring met Microsoft Office; ervaring met SAP is een pre;
• maakt nieuwe systemen en processen snel eigen;
• kunt goed plannen, organiseren en prioriteiten stellen;
• werkt zelfstandig, maar zoekt ook actief de samenwerking op en denkt mee over verbeteringen.

Wat je van ons mag verwachten

Bij de Universiteit Maastricht werk je in een internationale, open en betrokken omgeving. We bieden:

• Een jaarcontract (0,8 fte) met uitzicht op een vast contract bij wederzijdse tevredenheid.
• Een bruto salaris tussen €3057,00 en €3985,00 bruto per maand (bij een fulltime dienstverband van 38 uur per week), exclusief 8% vakantiegeld en een 8,3% eindejaarsuitkering.
• 29 vakantiedagen, vier extra vrije feestdagen en de mogelijkheid om 12 extra dagen op te bouwen via compensatie-uren.
• Flexibele werktijden, een thuiswerkvergoeding en hybride werken.
• Vrijheid en ruimte om je werk zelfstandig in te richten en je eigen ideeën te ontwikkelen.
• Een hechte community van collega’s waarmee je nauw samenwerkt.
• Een goede pensioenregeling via het ABP, bedrijfsfitness en toegang tot een uitgebreid sportaanbod.
• Een inspirerende werkomgeving in het hart van Europa.

Over de Faculty of Psychology and Neuroscience (FPN)

Bij FPN delen we nieuwsgierigheid naar het menselijke brein en gedrag. Met onze studenten ontdekken we hoe onze hersenen functioneren en leren we waarom we doen wat we doen. We verbinden perspectieven en dragen bij aan samen leven in de maatschappij.

Nieuwsgierig geworden?

Heb je vragen over deze functie? Neem dan gerust contact op met Annemie Jeukens via [email protected] Zij vertelt je graag meer over het team en de werkzaamheden.

De einddatum van de publicatie is 9 augustus 2026.

Solliciteer via onderstaande knop. We hopen je snel te leren kennen!

Over de Universiteit Maastricht

Aan de Universiteit Maastricht zoeken we samen naar antwoorden waarmee we de wereld vooruithelpen. Dat doen we samen met 23.300 studenten en 5.400 medewerkers, verspreid over 5 steden in de regio, 6 faculteiten en ruim 70 onderzoeksinstituten in de Euregio. Hier krijg je de ruimte om grenzen te verleggen en nieuwe kansen te ontdekken; voor jezelf en voor de wereld om je heen. Want echte antwoorden vinden we samen.

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Bij Maastricht University nemen we graag zelf contact op met potentiële kandidaten. We vragen daarom vriendelijk om geen acquisitie of aanbiedingen van bureaus of tussenpersonen.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.