Vacature Bureau management ondersteuner Penitentiaire Inrichting (PI) Zuid Oost

Bureau management ondersteuner Penitentiaire Inrichting (PI) Zuid Oost in Roermond

Dit ga je doen

De locatie Roermond vormt samen met de locatie Ter Peel de Penitentiaire Inrichting (PI) Zuid-Oost.

Als managementondersteuner speel jij een sleutelrol in het soepel laten verlopen van dagelijkse processen. Jij bent de steunpilaar van de directie en zorgt ervoor dat zij zich volledig kunnen richten op hun kerntaken. Samen met je collega’s IN Roermond en Ter Peel ben jij verantwoordelijk voor een breed scala aan taken, waarin jouw organisatorische en communicatieve vaardigheden volledig tot hun recht komen.

Zo handel je inkomende en uitgaande post en correspondentie af. Waar mogelijk geef je bij binnengekomen post en informatie het belang, de urgentie, de samenhang en de planning aan. Ook verzamel, orden en bewerk je cijfermatige en andere administratieve gegevens. Hiervan maak je heldere overzichten. Je legt dossiers en archieven aan en onderhoudt deze.

Voor het opstellen van (eenvoudige) begrotingen verricht jij de voorbereidende werkzaamheden. Daarnaast bewaak je kleine budgetten en je verzorgt (interne) bestellingen. En heeft een collega, externe instantie of een andere betrokkene een vraag over een procedure of andere relevante aangelegenheid? Dan treed jij op als eerste telefonisch en schriftelijk aanspreekpunt, vraagbaak en contactpersoon.

Je organiseert vergaderingen, besprekingen en bijeenkomsten en bereidt deze voor. Voor de directie verzorg je de stukken bij de vergadering. Tijdens de bijeenkomst zorg jij voor de verslaglegging, presentaties en informatie. Ook ontvang en begeleid je bezoekers van de directie en beheer je zijn of haar agenda. Jij zorgt ervoor dat afspraken nagekomen worden.

Dit neem je mee

Jij hebt jezelf al bewezen in eerdere functies als managementondersteuner of een soortgelijke functie en bent op zoek naar een nieuwe werkomgeving waarin je jezelf verder kunt ontwikkelen. Je bent pro-actief en initiatiefrijk en vindt het leuk om werkprocessen te optimaliseren en te verbeteren.

Binnen het team heb jij je eigen taken maar soms vervang je ook je collega’s en met elkaar zorg je als team dat het werk gedaan wordt.

• Je hebt een mbo-4-diploma.
• Je bent thuis in Excel, Word en PowerPoint.
• Je kunt goed omgaan met standaard kantoorapplicaties en (automatiserings)systemen voor bedrijfsvoering en projectmanagement.
• Je hebt basiskennis van de administratieve en bedrijfsvoeringsrichtlijnen en –procedures.
• Je spreekt en schrijft goed Nederlands en kunt een gesprek voeren in het Engels.
• Je bent in het bezit van een rijbewijs B en beschikt over eigen vervoer.
• Je verricht gebruikelijk jouw werkzaamheden vanuit de locatie P.I. Roermond, maar regelmatig zul je ook werkzaam zijn in de P.I. Ter Peel.

Gunstige arbeidsvoorwaarden

Bij DJI vinden we het belangrijk dat jij je werk goed kunt doen én met plezier naar je werk gaat. Daarom bieden we veel voordelen die je helpen in je dagelijkse werk én in je ontwikkeling.

• Individueel keuzebudget (IKB)
  Met het Individueel keuzebudget (IKB) kies je zelf hoe je jouw arbeidsvoorwaarden inzet. Het IKB bestaat uit je vroegere vakantiegeld en eindejaarsuitkering. Je kunt dit budget gebruiken voor bijvoorbeeld extra verlofuren, een bonus of een andere optie die bij jouw situatie past.
• Reiskostenvergoeding
  Reis je met het OV? Dan vergoeden we 100% van je kosten. Kom je met eigen vervoer? Dan krijg je een vaste vergoeding. De hoogte hangt af van je afstand en vervoermiddel.
• Pensioenregeling
  Bij DJI investeren we in jouw toekomst met een sterke pensioenregeling via ABP, het pensioenfonds voor de overheid. Daarmee bouw je elke maand aan financiële zekerheid voor later.
• Vakantie en verlof
  Werk je 36 uur per week? Dan krijg je 144 vakantie-uren en 64 extra verlofuren via het IKB. Werk je meer of minder uren? Dan passen we dit aan. Daarnaast kun je gebruikmaken van verschillende verlofregelingen uit de cao Rijk, zoals ouderschapsverlof, zorgverlof of adoptie- en pleegzorgverlof. Zo hou je werk en privé goed in balans.
• Studiemogelijkheden
  Bij DJI blijf je leren. Je kunt verschillende opleidingen en trainingen volgen die passen bij jouw werk en ontwikkeling. Bespreek met je leidinggevende welke mogelijkheden goed bij jou aansluiten. Daarnaast hebben we een eigen Opleidingsinstituut DJI. Hier vind je praktijkgerichte en persoonlijke opleidingen waarmee je vakbekwaam blijft en kunt doorgroeien.
• Fietsen met IKB
  Met je IKB kun je voordelig een nieuwe (elektrische) fiets aanschaffen. Je krijgt hiervoor een werkgeversbijdrage tot € 500,-. Daarnaast kun je tot € 1.500,- extra inzetten uit je IKB. Zo kom je gezond, flexibel en filevrij op je werk aan.
• Bedrijfsfitness
  Via bedrijfsfitness kun je met korting sporten op je werkplek of bij een sportschool in de buurt. Je kunt dit combineren met je IKB, wat vaak fiscaal voordelig is. Sport voor, na of zelfs tijdens je werkdag en werk zo aan je fysieke én mentale gezondheid.
• Woning verduurzamen
  Eens per vijf jaar kun je tot € 750,- vergoeding krijgen om je woning te verduurzamen. Dit kun je aanvullen met € 750,- uit je IKB, zodat je in totaal € 1.500,- kunt inzetten. Dit kan bijvoorbeeld voor isolatie, zonnepanelen of een warmtepomp. Zo werk je thuis én op werk aan een duurzamere toekomst.
• Ouderschapsverlof
  Als ouder krijg je bij DJI gedeeltelijk betaald ouderschapsverlof. Zo krijg je extra tijd om bij je gezin te zijn en een goede balans te houden tussen werk en privé.

Bijzonderheden

• Wanneer je solliciteert op een functie bij DJI dan maak je eenmalig een account aan. Dit zorgt ervoor dat je bij DJI, of bij eventuele andere rijksonderdelen, makkelijk kan solliciteren. Slechts enkele velden zijn verplicht om in te vullen. Met je account kan je ook de status van je sollicitatie inzien, handig toch? Meer informatie hierover vind je in onze sollicitatieprocedure.
• Ben je in dienst van de Rijksoverheid en heb je een aanwijzing als Van-Werk-Naar-Werk-kandidaat? Of ben je (medisch) herplaatsingskandidaat? Voeg dan een kopie van de aanwijzingsbrief bij je sollicitatie.
• De snelheid in het proces behouden is voor DJI belangrijk. Tegelijkertijd wil DJI interne collega’s voorrang geven in de sollicitatieprocedure. Reageer daarom als interne collega binnen 10 werkdagen vanaf de publicatiedatum, dan blijft die voorrangspositie voor jou gereserveerd. We moedigen alle sollicitanten (zowel in- als extern) aan om niet te wachten tot de deadline.
• Voor alle functies binnen DJI is een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) vereist. DJI vergoedt de kosten voor de aanvraag van een VOG. Wil je weten of je in aanmerking komt voor een VOG? Dat kan je hier checken: vogcheck.justis.nl.
• Een motivatiebrief is vereist.
• Vaste standplaats is Roermond. Indien nodig is medewerker verplicht om werkzaamheden te verrichten in Ter Peel.
• Let op: de einddatum van de vacature is niet leidend. De selectie start wanneer geschikte kandidaten solliciteren en sluit wanneer de vacature is vervuld. De vacature kan dus vóór de vermelde einddatum sluiten. Wees er daarom op tijd bij en reageer snel.
• Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.
• Organisatienaam

Vragen over deze vacature?

Heb je interesse in deze vacature of wil je meer weten over de functie? Neem gerust contact met ons op. We beantwoorden je vragen graag en vertellen je meer over de mogelijkheden binnen DJI.

Jassine Tisser
hoofd algemene zaken - 06-11700834

Nick de Graaf
corporate recruiter DJI 06-11700834 [email protected]

Solliciteren

Laat je cv en motivatie achter via ons sollicitatieformulier.