Vacature Office Assistent

Office Assistent in Beek

Over de functie

Ben jij iemand die energie krijgt van overzicht, structuur en het ondersteunen van anderen? En werk je graag in een organisatie waar mensen centraal staan en samenwerking belangrijk is? Dan is deze rol bij Columbus echt iets voor jou.

Als office assistent ben jij het middelpunt in de administratieve en secretariële ondersteuning. Jij zorgt dat de dagelijkse gang van zaken op kantoor soepel verloopt, dat informatie op de juiste plek terechtkomt en dat afspraken en acties worden vastgelegd en opgevolgd. Je werkt nauw samen met collega’s uit de backoffice en met trajectbegeleiders, zodat zij zich kunnen richten op hun kerntaken.

Jouw werkplek

Bij Columbus begeleiden we jongeren van 12 tot 27 jaar in hun groei naar meer zelfstandigheid en regie over hun eigen leven. Daarbij staan zelfinzicht, ontwikkeling en samenwerking centraal. Samen met cliënten werken we aan een traject waarin ruimte is om te leren, te groeien en jezelf te zijn. Dit doen we met oprechte aandacht, betrokkenheid en vertrouwen.

Diezelfde betrokkenheid zie je ook terug binnen ons team. We zijn een laagdrempelige, platte organisatie met korte lijnen, waarin collega’s naar elkaar omkijken en elkaar ondersteunen. Een goede sfeer vinden we minstens zo belangrijk als hard werken. Je mag hier jezelf zijn. Samen creëren we een positieve en energieke werkomgeving waarin we niet alleen onze cliënten helpen groeien, maar ook elkaar.

Jouw werkzaamheden

• Ondersteunen van trajectbegeleiders en de backoffice bij administratieve taken rondom cliënten
• Verwerken en afhandelen van inkomende en uitgaande mailboxen. Hierbij zorg je dat de berichten bij de juiste persoon terechtkomen
• Notuleren van vergaderingen, uitwerken van actie- en besluitlijsten en bewaken dat deze acties opgevolgd worden
• Verwerken, controleren en archiveren van documenten, zoals toestemmingsverklaringen, addenda en contracten
• Uitvoeren van secretariële taken, waaronder correspondentie en documentbeheer
• Coördineren en beheren van afspraken met externe betrokkenen
• Ondersteunen bij het organiseren van bijeenkomsten en teamactiviteiten
• Beheren van voorraad en afhandelen van facilitaire werkzaamheden
• Werken met MS Office en andere digitale systemen om administratieve processen soepel te laten verlopen

Wat breng je mee?

• MBO-4 diploma in administratieve/ secretariële richting
• Nauwkeurigheid en een gestructureerde werkwijze
• Goede communicatieve vaardigheden en een dienstverlenende houding
• Proactief, flexibel en oplossingsgericht
• Digitaal vaardig en snel wegwijs in systemen
• Je voelt je prettig in een dynamische omgeving waar je met veel verschillende collega’s schakelt.

Wat bieden wij?

• Een fijne werkplek binnen een warme en mensgerichte organisatie
• Salaris tussen de € 2.581 en € 3.010 op basis van 36 uur
• Individueel keuzebudget van ca. 16-17%
• 144 wettelijke + 26 bovenwettelijke verlofuren op basis van 36 uur
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om deels vanuit huis te werken
• Laptop van de zaak en een telefoonvergoeding voor je werktelefoon tot € 40 per maand
• Reiskostenvergoeding (€ 0,23/km) en pensioen via PFWZ
• Veel ruimte voor ontwikkeling, training en groei
• Een informele, betrokken werksfeer waarin je jezelf mag zijn

Enthousiast?

Word jij blij van deze rol en onze organisatie? Reageer dan snel! We sluiten de vacature zodra we de juiste collega hebben gevonden.

Voor vragen kun je contact opnemen met Anouk Peeters (HR-Adviseur) via +31 6 15 10 79 65 of Sabrina van Den Ende (Office Manager) via +31 6 37 56 90 44.