Vacature Executive Assistant College van Bestuur

Executive Assistant College van Bestuur in Maastricht

Welkom bij de Universiteit Maastricht!

Werk je graag in een bestuurlijke omgeving waar geen dag hetzelfde is? En ben jij een ervaren executive assistant die vooruitdenkt, rust creëert en moeiteloos schakelt tussen belangen? Dan is deze functie bij het bestuurssecretariaat van de Universiteit Maastricht iets voor jou. Als Executive Assistant ben je een onmisbare sparringpartner voor een lid van het College van Bestuur.

Executive Assistant College van Bestuur

Ons doel: Het bestuurssecretariaat ondersteunt het College van Bestuur bij de bestuurlijke en strategische aansturing van de universiteit. Met jouw inzet draag je bij aan een soepel, zorgvuldig en professioneel besluitvormingsproces binnen de UM.

Jouw collega’s: Je werkt binnen het bestuurssecretariaat van de Maastricht University Office (MUO) en werkt nauw samen met collega‑executive assistants, de Griffie CvB en andere secretariaten binnen de universiteit. Samen vormen jullie een hecht team dat het College van Bestuur optimaal ondersteunt.

Jouw rol

Als Executive Assistant ondersteun en ontzorg je één van de drie leden van het College van Bestuur. Jij houdt overzicht, denkt vooruit en signaleert wat nodig is. Dankzij jouw werk kan het CvB‑lid zich focussen op zijn of haar bestuurlijke verantwoordelijkheden.

Wat je doet

Je werkzaamheden zijn afwisselend en vragen om tact, precisie en organisatietalent. Je:

• beheert proactief een complexe agenda en plant afspraken met (inter)nationale relaties;
• legt verbanden tussen e‑mail, agenda en acties en bewaakt de voortgang;
• bent eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten;
• verzorgt Nederlandse en Engelstalige correspondentie;
• verwerkt collegestukken en bewaakt opvolging van besluiten;
• bereidt vergaderingen voor en werkt acties zorgvuldig uit;
• ondersteunt bij de organisatie van bijeenkomsten, evenementen en dienstreizen;
• draagt bij aan het verbeteren, structureren en digitaliseren van werkprocessen;
• handelt facturen en declaraties af en verricht overige ondersteunende werkzaamheden.

Ben jij klaar om koers te houden in een bestuurlijke omgeving? Dan ontmoeten we je graag.

Wat jij meebrengt

Het gaat ons niet om vinkjes, maar om wie jij bent en wat jij toevoegt. Herken jij jezelf hierin?

• Organisatietalent en overzicht: je prioriteert makkelijk en creëert rust in een dynamische omgeving.
• Bestuurlijke sensitiviteit: je beweegt soepel tussen verschillende belangen en gaat professioneel om met vertrouwelijke informatie.
• Zelfstandigheid én samenwerking: je werkt zelfstandig, maar bent ook een betrokken teamspeler.
• Accuratesse en proactiviteit: je werkt zorgvuldig, denkt vooruit en neemt initiatief.
• Digitale vaardigheden: je hebt ruime ervaring met complex agendabeheer en MS‑Office (o.a. Outlook, Teams en Word) en maakt nieuwe systemen zoals iBabs en SAP snel eigen.
• Communicatie: je communiceert helder, vriendelijk en professioneel in het Nederlands en Engels (beide minimaal C1‑niveau).
• Ervaring: je hebt ruime ervaring in een vergelijkbare functie; ervaring in een bestuurlijke omgeving is een pre.

Wat je van ons mag verwachten

Bij de Universiteit Maastricht werk je in een internationale, open en betrokken omgeving. We bieden:

• Een jaarcontract (0,8 - 1,0 fte) met uitzicht op een vast contract bij wederzijdse tevredenheid.
• Een bruto salaris tussen €3382,00 en €4484,00 bruto per maand (bij een fulltime dienstverband van 38 uur per week), exclusief 8% vakantiegeld en een 8,3% eindejaarsuitkering.
• 29 vakantiedagen, vier extra vrije feestdagen en de mogelijkheid om 12 extra dagen op te bouwen via compensatie-uren.
• Flexibele werktijden, een thuiswerkvergoeding en hybride werken.
• Vrijheid en ruimte om je werk zelfstandig in te richten en je eigen ideeën te ontwikkelen.
• Een hechte community van collega’s waarmee je nauw samenwerkt.
• Een goede pensioenregeling via het ABP, bedrijfsfitness en toegang tot een uitgebreid sportaanbod.
• Een inspirerende werkomgeving in het hart van Europa.

Over de Maastricht University Office (MUO) MUO verbindt, faciliteert en versterkt samenwerking binnen én buiten de UM. Als netwerkorganisatie ondersteunen we het College van Bestuur, faculteiten en diensten met gezamenlijke programma’s, communicatie en strategie. Zo maken we samen de koers van de universiteit zichtbaar en voelbaar.

Nieuwsgierig geworden?

Wil je meer weten over deze functie of over werken bij onze universiteit? Neem contact op met Niels Harteman via [email protected] of 043‑388 3286. De einddatum van de publicatie is6 mei 2026.

Solliciteer via onderstaande knop. We hopen je snel te leren kennen!

Over de Universiteit Maastricht

Aan de Universiteit Maastricht zoeken we samen naar antwoorden waarmee we de wereld vooruithelpen. Dat doen we samen met 23.300 studenten en 5.400 medewerkers, verspreid over 5 steden in de regio, 6 faculteiten en ruim 70 onderzoeksinstituten in de Euregio. Hier krijg je de ruimte om grenzen te verleggen en nieuwe kansen te ontdekken; voor jezelf en voor de wereld om je heen. Want echte antwoorden vinden we samen.

De vacature staat open voor interne- en externe kandidaten. Bij gelijke geschiktheid hebben interne kandidaten voorrang.

Bij Maastricht University nemen we graag zelf contact op met potentiële kandidaten. We vragen daarom vriendelijk om geen acquisitie of aanbiedingen van bureaus of tussenpersonen.

Universiteit Maastricht zet zich in voor het bevorderen en behouden van een diverse en inclusieve gemeenschap. Wij geloven dat diversiteit in onze medewerkers- en studentenpopulatie bijdraagt aan de kwaliteit van onderzoek en onderwijs aan de UM. Dit willen we mogelijk maken door middel van inclusief beleid en innovatieve projecten in samenwerking met studenten en medewerkers. We moedigen je aan om voor deze functie te solliciteren.