Vacature Secretaresse Domein Bedrijfsvoering

Secretaresse Domein Bedrijfsvoering in Heerlen

Secretaresse Domein Bedrijfsvoering - 0.9 fte

Ben jij ècht de spin in het web? Ga jij een flinke klus niet uit de weg en ga je altijd voor kwaliteit? Ben je op zoek naar een functie die naarmate je meer leert en meer ervaring opdoet, steeds leuker en uitdagender wordt? Dan is de functie van secretaresse bij Domein bedrijfsvoering misschien wel iets voor jou! Reageer vóór 17 juli 2025.

Wie ben jij?

• Je hebt minimaal een MBO werk- en denkniveau;
• Je hebt ruime ervaring met secretariële werkzaamheden, bij voorkeur als management secretaresse;
• Je beschikt over goede sociale en communicatieve vaardigheden;
• Je beschikt over organisatorisch inzicht: je houdt overzicht en kunt goed prioriteren;
• Je bent (bestuurlijk) sensitief en ziet snel waar knelpunten dreigen te ontstaan, welke belangen er spelen en wie je wanneer moet betrekken bij een vraagstuk;
• Je spreekt makkelijk anderen aan op een natuurlijke manier;
• Je bent energiek, representatief, gedreven, proactief, integer, toegewijd en flexibel.

Wat ga je doen?

Je gaat starten binnen het domein Bedrijfsvoering. Samen met twee andere secretaresses vormen jullie het secretariaat voor het domein en zijn jullie verantwoordelijk voor de ondersteuning richting de diverse teams en teammanagers. Je wordt gekoppeld aan een aantal teammanagers. Je bent verantwoordelijk voor de secretariële ondersteuning van de teammanagers in de ruimste zin van het woord. Een van de hoofdtaken is het complexe agendabeheer. Je bent het eerste aanspreekpunt voor de mensen die via telefoon of e-mail contact zoeken. De continue stroom van mails en telefoontjes handel je daar waar het kan zelfstandig af, zet benodigde acties uit en bewaakt ze. Je legt verbanden tussen e-mails, telefoontjes en agenda en handelt hiernaar. Je zorgt voor de benodigde stukken voor overleggen, bewaakt een goede voorbereiding en plaatst de documenten in de systemen. Naast het bewaken van de voortgang van de inkomende en uitgaande post, bereid je vergaderingen en besprekingen voor en verzorg je de verslaglegging en de verspreiding hiervan. Vervolgens bewaak je de besluitenlijst en/of gemaakte afspraken.

Als secretaresse van de teammanagers binnen dit dynamische team is geen dag hetzelfde. Ad hoc werken, prioriteiten stellen, snel schakelen en doorvragen naar de kern van de zaak, zijn vanzelfsprekend. Flexibiliteit, inlevingsvermogen en pro activiteit zijn hierbij onmisbaar.

Want, ook al staat de telefoon roodgloeiend, jij als agendabeheerder van vele afspraken, zorgt ervoor dat de managers blind op hun agenda kunnen vertrouwen en dat de eventuele stukken op tijd klaar liggen. Er speelt veel op diverse politieke-economische vlakken; aan integriteit wordt in deze functie hoge eisen gesteld.

Werken voor de gemeente Heerlen is bouwen aan het Heerlen van Morgen

Heerlen is een stad met lef. In Heerlen zijn we doorpakkers en maken we dingen waar die anderen niet voor mogelijk houden. We werken vastberaden en met overtuiging aan grote en boeiende opgaven die onze stad toekomstbestendig maken. Heerlen verlegt grenzen, verkent nieuwe horizonten en wij leren van, en bouwen trots voort op het verleden. En met die lessen uit het verleden pakken we door om beter verder te gaan naar morgen. In Heerlen borrelt het van de ideeën en initiatieven en pakken we uitdagingen aan. Als stad met zo'n 90.000 inwoners vervullen we de centrumfunctie voor de regio Parkstad Limburg. Alles wat we doen draagt bij aan èèn gezamenlijk doel: Heerlen een nog fijnere plek maken om te wonen, werken en leven!

Ook onze Organisatie is volop in ontwikkeling. Samen met meer dan 1.000 collega's werken we aan Heerlen van Morgen. Een organisatie met heldere doelen voor ogen: op basis van openheid en vertrouwen efficiënt samenwerken aan een toekomstbestendig Heerlen. Een manier van werken waarbij collegialiteit, creativiteit en curiositeit matchen met onze taken. Een organisatie waar de wensen, ideeën en gedachten van de inwoners en ondernemers centraal staan in ons handelen. Kies je voor Heerlen? Dan steken we samen de handen uit de mouwen en werken we aan een duurzame, leefbare stad èn organisatie.

Wat krijg je daarvoor terug?

Bij de gemeente Heerlen bieden we jou een omgeving waar je de ruimte krijgt om jezelf en de organisatie te ontwikkelen. Het betreft een structurele functie van 32 uren per week. De eerste arbeidsovereenkomst zal voor bepaalde tijd zijn.

De functie is ingeschaald in schaal 7 met een bruto maandsalaris van minimaal € 2.754,-- en maximaal € 3.908,-- (afhankelijk van opleiding en ervaring, bij een fulltime dienstverband). Het is mogelijk om meer uren te werken. Daarmee bouw je ADV op.

Verder ontvang je een individueel keuze budget (IKB). Dit is 17.05% van jouw salaris. Daarnaast bieden wij mogelijkheden om opleidingen te volgen, flexibel te werken en hebben wij verschillende vitaliteitsregelingen, waaronder onze eigen sportstimuleringsregeling en een flexibel vitaliteitsbudget in de vorm van een digitale munt (Vitknip) die je in Heerlen op veel plekken kan inzetten om jouw vitaliteit te vergroten. Je pensioen wordt opgebouwd bij het ABP. Onze arbeidsvoorwaarden zijn geregeld volgens de cao gemeenten. Bekijk al onze arbeidsvoorwaarden op onze site.

Meebouwen aan het Heerlen van Morgen?

Ben je enthousiast geworden over deze functie? Solliciteer dan via de button en stuur ons jouw cv en motivatie t.a.v. dhr. Marcel Heckmans, directeur bedrijfsvoering. Je kunt solliciteren tot en met 16 juli 2025. Voor meer informatie kun je terecht bij dhr. Marcel Heckmans, directeur bedrijfsvoering, via 06-11957821 of e-mail: [email protected]

Noteer alvast 21 en 24 juli 2025 in je agenda. Dan vinden de gesprekken in de eerste en tweede ronde plaats. Het arbeidsvoorwaardengesprek is gepland op 28 juli aanstaande.

Voor deze functie wordt intern èn extern geworven. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de interne kandidaat. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.