Vacature Projectsecretaris

Projectsecretaris in Sittard

Wil jij samen stad en dorp maken? Ben jij een echt organisatietalent, die als rechterhand van onze ambtelijk opdrachtgevers/projectmanagers in complexe ruimtelijke projecten opereert? Dan zoeken we jou!

Als rechterhand van de ambtelijk opdrachtgevers van team Ruimtelijke Ontwikkeling draag je bij aan de ontwikkeling van de gemeente Sittard-Geleen en ondersteun je bij het van idee naar uitvoering brengen van diverse ruimtelijke ontwikkelingen.

Conform ons Handboek Projectmatig werken is het team Ruimtelijke Ontwikkeling opdrachtnemer van de Ambitiefase en Definitiefase, waarna we vanaf de uitvoeringsfase tot aan de nazorgfase ambtelijk opdrachtgever zijn voor de uitvoerende teams. Je ondersteunt bij de voorbereiding van besluitvormingstrajecten van de initiatief- en definitiefase van deze projecten. Je onderhoudt en organiseert als processecretaris samen met de ambtelijk opdrachtgevers contact met ontwikkelende partijen en zorgt dat de projectinformatie up-tot-date en toegankelijk is.

Specifiek bestaat je werkpakket uit de volgende taken:

• Je levert praktische ondersteuning en inhoudelijk advies richting projectleiders die zich bezighouden met projecten binnen het Ruimtelijk Domein;
• Je denkt mee met de ambtelijk opdrachtgever/projectmanager over de projectplanning. Je plant en coördineert de uitvoering van activiteiten, je bewaakt samen de voortgang en anticipeert op mogelijke problemen en signaleert risico’s;
• Je plant en organiseert externe en interne bijeenkomsten (zoals projectoverleggen, participatiebijeenkomsten) en bereidt die voor, door samen met de ambtelijk opdrachtgever/projectmanager de agenda op te stellen, stukken te versturen en dergelijke. Daarnaast help je actief mee met de externe en interne communicatie van het project;
• Je notuleert project overleggen monitort de opvolging van de afspraken en acties door de projectleden;
• Je ondersteunt de ambtelijk opdrachtgevers bij de administratieve kant van het werk, bijvoorbeeld bij inkoop en aanbesteding, verplichtingenadministraties, facturaties, het bijhouden van uitgaven versus dekking, het bijwerken van de projecttool in fortes en het op orde houden van het zaaksysteem incl. archivering;
• Je bereidt bestuurlijke besluitvorming voor en ondersteunt de ambtelijk opdrachtgever bij behandeling van raadsvragen en WOO-verzoeken;
• Je adviseert en ondersteunt de portfoliomanager bij de portfoliotafel en portfoliomanagement;
• In overleg met de ambtelijk opdrachtgevers kun je eventueel (deels) zelfstandig acteren in de verschillende projectfasen.

De functie is gepositioneerd bij het team Ruimtelijke Ontwikkeling, een jong dynamisch team en bestaat uit 40-45 collega’s. Deze collega’s dragen door middel van beleidsontwikkeling en -uitvoering bij aan een aantrekkelijke en gezonde fysieke leefomgeving. Hiervoor dragen wij voor de thema’s Wonen, Milieu, Mobiliteit, Cultuurhistorie, Landschap, Stedenbouw, en Natuur en Landschap bij aan realisatie van de ambities uit de Toekomstvisie 2030, de Omgevingsvisie en het NOVI gebied Zuid-Limburg. Daarnaast zijn we verantwoordelijk voor gebiedsontwikkelingen en ruimtelijke projecten in de initiatief- en definitiefase en begeleiden we ruimtelijke initiatieven van derden.

We werken daarbij niet alleen intern samen, maar vooral in een breed netwerk van partners: bewoners, corporaties, ontwikkelaars, ondernemers en maatschappelijke organisaties. Samen met hen geven we vorm aan integrale gebiedsontwikkeling -van visie tot uitvoering- waarbij we belangen verbinden en waarde creëren voor de stad en haar omgeving.

Wat jou veerkrachtig maakt

• Je bent een samenwerker. Hebt een praktische en proactieve houding, vindt het leuk om een project op rolletjes te laten lopen en bent in staat hiervoor belangrijke onderwerpen te agenderen en vast te houden in een organisatie waar mensen graag met de inhoud bezig zijn;
• Je bent in staat zelfstandig te opereren, maar functioneert ook goed in teamverband;
• Je hebt een flexibele houding, waardoor je snel kunt inspelen op de behoeften van de opdrachtgevers;
• Je neemt verantwoordelijkheid en toont eigenaarschap;
• Je denkt in oplossingen, bent hulpvaardig en proactief.

Hoe wij jou vooruithelpen
Een werkomgeving waarin we SAMEN STAD EN DORP MAKEN. Waar medewerkers elkaar waarderen en denken in oplossingen vanzelfsprekend is. Een dynamische omgeving waarin collega's aan integrale opdrachten werken, eigen verantwoordelijkheid nemen en open staan voor verandering.

Kies jij voor Sittard-Geleen? Dan...

• Kom je terecht in een informele en open werkcultuur;
• Ontdek je dat een gemeente helemaal niet hiërarchisch hoeft te zijn. Wij houden namelijk van korte lijnen;
• Krijg je de kans om een maatschappelijke bijdrage te leveren;
• Kies je voor vertrouwen en ruimte voor eigen initiatief;
• Ontdek je onze ruime opleidingsmogelijkheden;
• Weet je dat er brede doorgroeimogelijkheden zijn als je in de toekomst eens iets anders wilt;
• Werk je hybride en heb je de ruimte om jouw werkweek flexibel in te richten in overleg met je collega’s;
• Ontvang je een arbeidsovereenkomst voor de duur van 1 jaar met een salaris van minimaal € 3.568,=. (aanloopschaal 9) en maximaal € 5.624,-- (functieschaal 10) per maand op basis van een fulltime dienstverband (36 uur); na 1 jaar bij goed functioneren is er een optie tot een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd;
• Kun je rekenen op 17,05% individueel keuzebudget. Dit budget geeft jou keuzevrijheid in de secundaire arbeidsvoorwaarden die je ontvangt. Zo kan je kiezen voor meer salaris, meer pensioenopbouw of je koopt meer verlofdagen. Meer weten over de arbeidsvoorwaarden binnen onze gemeente? Check: https://sittard-geleen.nl/vacatures.

Wat neem je mee

• HBO werk- en denkniveau;
• Kennis en ervaring met projectmanagement;
• Aantoonbare werkervaring in project/programmaorganisaties in de ruimtelijke sector is een pre.

Enthousiast geworden?
Top! Reageer dan snel en simpel via de solliciteer-knop! Is dit toch niet jouw baan, maar ken je iemand die er wel helemaal bij past? Tip hem of haar dan. Je maakt diegene én ons erg blij. Alvast bedankt!

Wacht niet te lang!
We sluiten deze vacature op 14 augustus as, dus we zien jouw sollicitatie graag voor die datum binnenkomen. Je kunt erop rekenen dat we uiterlijk 16 augustus as reactie geven want de 1e gespreksronde staat gepland op 18 augustus in de middag. Heb je vragen? Wij hebben de antwoorden. Bel gerust met HR-adviseur Relinde Zits, telefoonnummer 06-50203319, emailadres [email protected]

Over de Gemeente Sittard-Geleen
Bij de Gemeente Sittard-Geleen draait alles om samen doen. We bouwen aan een veerkrachtige gemeente waar inwoners, ondernemers en collega’s elkaar weten te vinden. Dat vraagt om mensen die willen verbinden, durven vertrouwen en hun vak verstaan. We werken van buiten naar binnen: wat er speelt op straat, vormt de basis voor wat we binnen bedenken. Zo maken we plannen die écht werken in de praktijk. Van duurzame energie en leefbare wijken tot kansen voor iedereen om mee te doen. Hier krijg je de ruimte om te leren, te groeien en het verschil te maken. Met collega’s die betrokken, eerlijk en nuchter zijn. Want samen maken we Sittard-Geleen menselijker, duurzamer en een beetje beter, elke dag weer.