Vacature Medewerker Studentzaken

Medewerker Studentzaken in Heerlen

Functieomschrijving

Het onderdeel Studentenzaken van de dienst OS bestaat uit het studentcontactcentrum Service en Informatie (SenI), het Expertisecentrum Studentenbegeleiding en het decentrale netwerk van studiecentra. Als medewerker Studentenzaken wordt je ingezet bij SenI en het Studiecentrum Parkstad.

In ons Studiecentrum Parkstad, gevestigd op onze hoofdcampus in Heerlen, komen studenten tentamens afleggen of bijeenkomsten bijwonen. Voor het studiecentrum verricht je hoofdzakelijk taken op het gebied van receptie, administratie en tentamens. Je bent het aanspreekpunt voor studenten die het studiecentrum bezoeken, verstrekt informatie en beantwoord vragen van belangstellenden en verwijst waar nodig door naar specialistische collega’s. Je draagt zorg voor een soepel en correct verloop van tentamen afname. Je werkt in een klein flexibel team en legt verantwoording af aan de senior medewerker.

Werkzaamheden bestaan o.a. uit:

• Het geven van eerstelijns voorlichting en verstrekken van informatiemateriaal aan studenten en belangstellenden (balie en telefoon).
• Zorgdragen voor een goede representatie van het centrum.
• Je bent een goede gastvrouw/gastheer voor onze collega’s, studenten en belangstellenden.
• Je organiseert het gebruik van voorzieningen, ruimten/lokalen/computers.
• Je verzorgt verschillende administraties.
• Je verzorgt algemeen voorkomende werkzaamheden in het studiecentrum.
• Je organiseert en bereidt individuele en groepstentamens evenals surveillance voor.
• Je fungeert als (hoofd)surveillant (o.a. opstarten van computers en toezichthouden) tijdens (computer)examens.
• Je ontvangt tentamenkandidaten en verzorgt legitimatiecontrole en aanmeldingscontrole.

Als medewerker Service en Informatie ben je het eerste aanspreekpunt voor belangstellenden en studenten van alle opleidingen.

• Je geeft informatie en advies, zowel telefonisch, per e-mail en als chat.
• Je geeft studievoorlichting over de bachelor- en masteropleidingen (en afgeleide producten) van de Open Universiteit.
• Je adviseert belangstellenden en studenten over de inhoud van de opleiding, de wijze van (online) studeren bij de Open universiteit en het combineren van de persoonlijke situatie van de klant met de studie.
• Je bent op de hoogte van standaard vrijstellingsmogelijkheden van diverse vooropleidingen, de complexe regelgeving en adviseert hierover proactief. In dit kader verzamel je de voor het advies benodigde informatie uit verschillende geautomatiseerde systemen en maakt gebruik van het klantcontract-registratiesysteem.
• Je begeleidt het proces, onderhoudt het contact, bemiddelt daar waar wenselijk of noodzakelijk tussen de klant en relevante derden, verleent service en fungeert als eerste aanspreekpunt.

Kortom je biedt dus proactief en zelfstandig geïntegreerde adviezen met betrekking tot diensten en producten door het geven van inzicht in de verschillende mogelijkheden, bewaakt en begeleidt dit proces. Je begeleidt de belangstellenden naar de juiste keuze en adviseert de student gedurende zijn studie over regelgeving, procedures en studiefaciliteiten.

Je maakt deel uit van een dynamisch flexibel team waarin collegialiteit en betrokkenheid voorop staan. Het team van momenteel 12 medewerkers wordt aangestuurd door de coördinator SenI.

Functie-eisen

Wat vragen wij?

Je beschikt over MBO+ diploma. Je kunt goed plannen en organiseren, je bent klantgericht en representatief en je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden. Je bent bereid om op dinsdagavond te werken en flexibel inzetbaar in de avond uren tijdens de tentamenrondes.

Verder ben je in bezit van een geldig BHV-certificaat of bereid deze cursus te gaan volgen.

Ervaring en/of affiniteit met de onderwijssector en met digitale programma’s als MS office en student/klant registratie systemen.

Arbeidsvoorwaarden

Dienstverband voor bepaalde tijd: voor de duur 1 jaar met uitzicht op vast dienstverband.

Wat bieden wij?

De Open Universiteit biedt goede secundaire en flexibele arbeidsvoorwaarden op het gebied van onder meer opleiding en mobiliteit, werken in deeltijd en betaald ouderschapsverlof.

Salaris

Het salaris wordt afhankelijk van opleiding en ervaring vastgesteld overeenkomstig schaal 7 van Bijlage A van de CAO Nederlandse Universiteiten en bedraagt minimaal € 3.057 en maximaal € 3.985 bruto per maand bij een volledig dienstverband.

Standplaats

Heerlen.

Werkgever

Open Universiteit

Werken bij de Open Universiteit betekent bijdragen aan academisch onderwijs voor de meest gemotiveerde studenten van Nederland en Vlaanderen. En aan wetenschappelijk onderzoek met zichtbare impact voor mens en maatschappij. Met een breed aanbod aan bachelor- en masteropleidingen én korte programma’s maakt de Open Universiteit een leven lang leren toegankelijk voor iedereen. Voor bacheloropleidingen gelden geen vooropleidingseisen: iedereen vanaf achttien jaar kan starten. Het onderwijs is hybride en flexibel. Overal en altijd te volgen, in een tempo dat past. Het merendeel van de bijna 16.000 studenten combineert studie met werk. Dat zorgt voor een waardevolle wisselwerking: ervaringen en vragen uit de praktijk verrijken het onderwijs en onderzoek, en vergroten de maatschappelijke relevantie. Niet voor niets staat de Open Universiteit al jaren in de top drie, en dit jaar op nummer 1, in de Nederlandse Keuzegids voor universiteiten. In onderzoek richt de universiteit zich op drie centrale thema’s: zorg, digitalisering en AI, maatschappij en burger. Oplossingen voor de vraagstukken van nu worden gezocht over de grenzen van vakgebieden heen, en in samenwerking met partners.

De Open Universiteit telt ongeveer 800 medewerkers, heeft de hoofdvestiging in Heerlen en beschikt over studiecentra in Nederland en Vlaanderen. De cultuur is mensgericht, samenwerkend en inclusief: een omgeving waarin studenten, medewerkers en partners zich verbonden voelen. Met volop kansen voor persoonlijke ontwikkeling, én een goede balans tussen werk en privé.

Afdeling

Dienst Onderwijsservices en Studentzaken (OS)

De dienst Onderwijsservices en Studentzaken is verantwoordelijk voor de ondersteuning en facilitering van het onderwijsproces en de studentgerichte dienstverlening waarin de studentreis centraal staat. Tevens ondersteunt OS belangstellenden, medewerkers en de organisatie als geheel en draagt bij aan de realisatie van de onderwijsvisie en strategische ambities van de universiteit. Hierin is OS een verbindende en faciliterende schakel.

De kernactiviteiten van de dienst Onderwijsservices en Studentzaken omvatten:

• Onderwijslogistiek en – administratie: inschrijven, toelaten, vrijstellen, tentaminering, certificering en diplomering.
• Service en Informatie: dienstverlening aan potentiële en ingeschreven studenten en belanghebbenden, voornamelijk via telefoon, chat en mail.
• Expertisecentrum Studentenbegeleiding: studieadvies en begeleiding, bevordering studiesucces, met speciale aandacht voor kwetsbare doelgroepen en studenten met specifieke ondersteuningsbehoeften, en samenwerking met studieadviseurs binnen de faculteiten.
• Community hubs: facilitering en ondersteuning communityvorming en aansturing van de social hubs in Nederland en de studiecentra in Vlaanderen, inclusief coördinatie van decentrale onderwijsprocessen.

Additionele informatie

Inlichtingen

Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Charissa Franssen, manager Studentzaken, via [email protected]

Meer informatie over de Open Universiteit kun je vinden op onze website:www.ou.nl