Vacature Management- en bestuursondersteuner

Management- en bestuursondersteuner in Venlo

32 uur per week 
Jaarcontract met intentie tot verlenging

De Bibliotheek Venlo is dé plek in Venlo om te leren, vragen te stellen, te ontmoeten, te lezen en te doen. Met zes vestigingen in de gemeente dragen we dagelijks bij aan persoonlijke ontwikkeling en actieve deelname aan de samenleving.

Om deze maatschappelijke opdracht nog gerichter uit te voeren, hebben we in 2025 onze organisatie doorontwikkeld. Met aangescherpte structuren en duidelijke rollen bouwen we verder aan een bibliotheek die volop in beweging is: een innovatieve en dynamische werkomgeving waarin ruimte is voor eigen initiatief, nieuwe ideeën en professionele groei.

Als management- en bestuursondersteuner lever je hierin een belangrijke bijdrage. Samen met collega’s zorg je voor overzicht en voortgang binnen de bedrijfsvoering, in een organisatie die inspireert en waarin je jezelf blijvend kunt ontwikkelen.

Over de functie

Als schakel tussen bestuur, management en organisatie werk je op het snijvlak van tactisch en operationeel niveau. Je zorgt voor een zorgvuldige voorbereiding, vastlegging en opvolging van besluiten en acties en ondersteunt meerdere onderdelen van de bedrijfsvoering (PIOFACH). Daarmee leg je een stevig fundament onder bestuurlijke en organisatorische processen en creëer je rust en continuïteit voor de directeur-bestuurder, het managementteam en de raad van toezicht.

Samenwerken binnen Bedrijfsvoering

Je maakt deel uit van het team Bedrijfsvoering / Robuuste Bibliotheek. Binnen dit team werk je nauw samen met de medewerker Bedrijfsdiensten en andere collega’s die zich bezighouden met de ondersteunende processen van de organisatie.

Wat je doet

Je organiseert, structureert, denkt vooruit en bewaakt. Concreet betekent dit dat je:

• agenda’s beheert en vergaderingen voor directeur-bestuurder, MT en raad van toezicht voorbereidt, organiseert en vastlegt;
• planning en deadlines bewaakt en zorgt dat stukken, rapportages en besluiten tijdig en zorgvuldig beschikbaar zijn;
• managementinformatie, beleidsdocumenten en het (digitale) archief overzichtelijk, toegankelijk en betrouwbaar inricht en beheert;
• interne en externe communicatie op directieniveau coördineert en afstemt met collega’s, externe partners en toezichthouders;
• verbetermogelijkheden in processen signaleert en vertaalt naar voorstellen voor slimmer en efficiënter werken.

Wie jij bent

Je bent een ervaren management- en bestuursondersteuner die rust brengt en plezier haalt uit structuur en kwaliteit. Je herkent jezelf in het volgende:

• je hebt een afgeronde relevante hbo-opleiding en aantoonbare ervaring in een vergelijkbare ondersteunende functie;
• je werkt nauwkeurig en kwaliteitsbewust, kunt goed plannen en prioriteiten stellen en schakelt gemakkelijk tussen verschillende onderwerpen;
• je voelt je thuis in een organisatie waar processen in ontwikkeling zijn en krijgt energie van het aanbrengen van structuur en verbetering;
• je communiceert helder en zorgvuldig, bent omgevingsbewust en werkt graag samen aan een prettige en professionele werksfeer.

Wat wij bieden

• Een inhoudelijk ondersteunende functie in een organisatie die met nieuwe energie verder bouwt.
• De uitdaging om mee te werken aan het versterken en doorontwikkelen van bestuurlijke en organisatorische processen.
• Een betrokken werkomgeving met korte lijnen en ruimte voor eigen inbreng.
• Salaris volgens schaal 8 (€ 3315 tot max. € 4210 op basis van 36 uur) van de cao Openbare Bibliotheken.
• Een jaarcontract met uitzicht op verlenging.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een eindejaarsuitkering, pensioenopbouw via POB, reiskostenvergoeding en een gratis bibliotheekabonnement.

Enthousiast?

Zie jij jezelf in deze rol en krijg je energie van het werken aan sterke ondersteuning binnen een organisatie in ontwikkeling? Stuur dan je cv en motivatie naar [email protected], t.a.v. Michiel Massa, interim teamleider Bedrijfsdiensten.

Voor inhoudelijke vragen kun je contact opnemen met Michiel via 06-20610689. We ontvangen jouw reactie graag vóór maandag 19 januari. De eerste gespreksronde vindt plaats in week 5.

Meer weten over onze organisatie? Kijk op www.bibliotheekvenlo.nl.

A.u.b. geen acquisitie naar aanleiding van deze vacature.