Vacature Procesbegeleider projectmatig werken

Procesbegeleider projectmatig werken in Heerlen

Wil jij onze organisatie helpen doorontwikkelen in projectmatig werken met een kwalitatieve en uniforme procesuitvoering? Reageer vóór 15 september 2026.

Vanwege uitbreiding en verdere professionalisering van ons team zoeken wij bij de gemeente Heerlen een gedreven Procesbegeleider PMW voor team Projecten. Iemand die strak op de procesmatige kant van projectmatig werken (PMW) zit, structuur en kwaliteit waarborgt, en projectleiders ondersteunt èn scherp houdt. Je bent de enige procesbegeleider binnen het team en daarom functioneer je uiterst zelfredzaam. Tegelijkertijd zoek je actief de verbinding met projectleiders, management en stakeholders bij andere teams, zodat je denkt in het organisatie- en niet uitsluitend teambelang.

Binnen team Projecten ligt de inhoudelijke verantwoordelijkheid van projecten bij de projectleiders. Als enige procesbegeleider ben jij de spil die zorgt dat het PMW-proces klopt, soepel loopt en voldoet aan alle vastgestelde afspraken, kwaliteitsnormen en wetgeving. Jij zorgt voor een doorontwikkeling van uniforme, transparante en kwalitatief hoogwaardige uitvoering van projectmatig werken binnen de gehele organisatie.

Wie ben jij?

We zoeken een proactieve, nauwkeurige en analytische professional die sterk is in procesmatig denken en structuur weet aan te brengen. Jij bent de kwaliteitsbewaker die doortastend durft op te treden, maar altijd vanuit een ondersteunende en verbindende houding. Daarom heb jij ervaring met:

• Het beoordelen en toetsen van projectintakes op procesafspraken, risico's en besluitvormingsroutes;
• Het adviseren over procesverbeteringen, standaardisatie, digitalisering, en de inrichting en optimalisatie van werkwijzen;
• Het opzetten, inrichten, beheren en actualiseren van intakecriteria, formats, templates en kwaliteitschecklists en de volledige PMW-documentatiestructuur;
• Het verzamelen en beheren van data t.b.v. portfoliomanagement, forecasting, sturingsdashboards en kwaliteitsreviews;
• Correcte administratieve projectregistratie, besluitvormingsdossiers en naleving van archiefwetgeving.

Daarnaast ben jij iemand die:

• Onafhankelijk en autonoom kan werken, maar altijd de brug weet te slaan naar gebruikers en stakeholders in de organisatie;
• Procesmatig denkt en in èèn oogopslag structuur, stappen en afhankelijkheden ziet;
• Prettig samenwerkt met projectleiders, management en stakeholders met behoud van een scherpe, onafhankelijke kwaliteitsfocus;
• Communicatief vaardig is: helder uitlegt, voorlichting en procesinformatie geeft en de juiste kritische vragen durft te stellen;
• Organisatorisch en analytisch sterk is, en overzicht bewaart over meerdere complexe processen tegelijk;
• Digitaal vaardig is en snel wegwijs is in systemen, dashboards, sjablonen en digitale archivering.
• Aandacht heeft voor de mens achter de medewerker, zonder het resultaat uit het oog te verliezen.

Wat ga je doen?

Als Procesbegeleider PMW bewaak, ondersteun en optimaliseer je de procesmatige kant van projectmatig werken. Je bent zowel adviseur als stuurman op de procesroute en fungeert als vraagbaak binnen het team en de organisatie.

Jouw takenpakket is verdeeld over de volgende resultaatgebieden:

• Procesadvies & Ondersteuning: Je adviseert zelfstandig over procesverbeteringen, standaardisatie en digitalisering en voert deze ook uit. Je ondersteunt projectleiders bij procesmatige vraagstukken, verzorgt kennisdeling (instructies, handleidingen, workshops) en begeleidt nieuwe collega's in PMW-procedures en -systemen.
• Administratie & Documentbeheer: Je bewaakt een correcte projectregistratie, complete besluitvormingsdossiers en naleving van archiefwetgeving over meerdere projecten heen. Je treedt op als bronbeheerder, richt de volledige PMW-documentatiestructuur in en zorgt dat iedereen altijd met actuele sjablonen en versies werkt.
• Data & Informatiebeheer: Je verzamelt en beheert projectdata voor het portfolio, forecasting en besluitvormingsprocessen. Je ondersteunt de manager met sturingsdashboards, rapportages en overzichten.
• Intake & Procesbeoordeling: Je voert intakegesprekken met initiatiefnemers, toetst nieuwe meldingen op volledigheid, wenselijkheid, risico's en processen, en adviseert over de juiste PMW-route. Binnen het thema PMW verzorg je de formele besluitvorming richting College, directie en portefeuillehouder.
• Procesbewaking & Kwaliteitsborging: Je bewaakt de toepassing van PMW-procedures, doorlooptijden, afspraken en de kwaliteit van projectdocumenten. Je beheert bronbestanden, faciliteert intern periodieke kwaliteitsreviews of audits en signaleert afwijkingen en knelpunten richting de manager.

Wat maakt deze rol aantrekkelijk?

In deze rol combineer je sturing met ondersteuning: je helpt projectleiders om hun projecten soepel en gestructureerd te laten verlopen, terwijl je tegelijkertijd de bewaker bent van de gemeentelijke kwaliteitsstandaarden. Je krijgt de kans om de professionalisering van projectmatig werken binnen de Gemeente Heerlen actief vorm te geven, processen te digitaliseren en echt het verschil te maken in de organisatorische kwaliteit, transparantie en grip op projecten.

Jouw Team

Je wordt onderdeel van het leukste team projectmanagement van Nederland. Wij zijn een gedreven, ambitieus en divers team van ca. 30 collega's. Samen bouwen we met veel energie aan de stad en onze organisatie. Wil je meebouwen aan de doorontwikkeling van projectmatig werken binnen onze organisatie? Dit is een kans om samen met je collega's onze werkprocessen, samenwerking en resultaatgerichtheid naar een hoger niveau te tillen. We zoeken iemand die de uitdaging aangaat om met ons mee te ontwikkelen en onze groei te ondersteunen.

Onze projecten zijn allesbehalve saai. Van de bouw van het Romeins Museum tot de herontwikkeling van wijken zoals Slakhorst, en van maatschappelijke voorzieningen tot de opvang van Oekraïense vluchtelingen. Er is weliswaar niemand anders met deze functie in het team, maar je kunt rekenen op de steun van je collega's, die altijd klaarstaan met advies, daadkracht en, niet te vergeten, humor!

Werken voor de gemeente Heerlen is bouwen aan het Heerlen van Morgen

Heerlen is een stad met lef. In Heerlen zijn we doorpakkers en maken we dingen waar die anderen niet voor mogelijk houden. We werken vastberaden en met overtuiging aan grote en boeiende opgaven die onze stad toekomstbestendig maken. Heerlen verlegt grenzen, verkent nieuwe horizonten en wij leren van, en bouwen trots voort op het verleden. En met die lessen uit het verleden pakken we door om beter verder te gaan naar morgen. In Heerlen borrelt het van de ideeën en initiatieven en pakken we uitdagingen aan. Als stad met zo'n 90.000 inwoners vervullen we de centrumfunctie voor de regio Parkstad Limburg. Alles wat we doen draagt bij aan èèn gezamenlijk doel: Heerlen een nog fijnere plek maken om te wonen, werken en leven!

Ook onze Organisatie is volop in ontwikkeling. Samen met meer dan 1.000 collega's werken we aan Heerlen van Morgen. Een organisatie met heldere doelen voor ogen: op basis van openheid en vertrouwen efficiënt samenwerken aan een toekomstbestendig Heerlen. Een manier van werken waarbij collegialiteit, creativiteit en curiositeit matchen met onze taken. Een organisatie waar de wensen, ideeën en gedachten van de inwoners en ondernemers centraal staan in ons handelen. Kies je voor Heerlen? Dan steken we samen de handen uit de mouwen en werken we aan een duurzame, leefbare stad èn organisatie.

Wat krijg je daarvoor terug?

Bij de gemeente Heerlen bieden we jou een omgeving waar je de ruimte krijgt om jezelf en de organisatie te ontwikkelen. Het betreft een structurele functie van 36 uren. De eerste arbeidsovereenkomst zal voor bepaalde tijd zijn.

De functie is ingeschaald in de HR21 normfunctie Medewerker Bedrijfsvoering I in schaal 9 met een bruto maandsalaris van minimaal €3.568,- en maximaal €5.096,- (afhankelijk van opleiding en ervaring, bij een fulltime dienstverband). Het is mogelijk om meer uren te werken. Daarmee bouw je ADV op.

Verder ontvang je een individueel keuze budget (IKB). Dit is 17.05% van jouw salaris. Daarnaast bieden wij mogelijkheden om opleidingen te volgen, flexibel te werken en hebben wij verschillende vitaliteitsregelingen, waaronder onze eigen sportstimuleringsregeling en een flexibel vitaliteitsbudget in de vorm van een digitale munt (Vitknip) die je in Heerlen op veel plekken kan inzetten om jouw vitaliteit te vergroten. Je pensioen wordt opgebouwd bij het ABP. Onze arbeidsvoorwaarden zijn geregeld volgens de cao gemeenten. Bekijk al onze arbeidsvoorwaarden op onze site.

Meebouwen aan het Heerlen van Morgen?

Ben je enthousiast geworden over deze functie? Solliciteer dan via de button en stuur ons jouw cv en motivatie t.a.v. Jessica Topèlen. Je kunt solliciteren tot en met 14 september 2026 . Voor meer informatie kun je t/m 18 augustus contact opnemen Jessica Topèlen, Manager Team Projecten, via tel: 06 39 89 11 90. Na deze datum kun je Projectleider Fleur Spruit benaderen, via tel: 06 58 07 68 10.

Houd alvast 21 september 2026 vrij in je agenda; dan hebben wij de sollicitatiegesprekken.

Voor deze functie wordt intern èn extern geworven. Bij gelijke geschiktheid gaat de voorkeur uit naar de interne kandidaat. Acquisitie wordt niet op prijs gesteld.