Zo wordt een afwijzing een visitekaartje, tips en voorbeelden

Tegenwoordig wordt iedereen die solliciteert overladen met gestandaardiseerde reacties, als ze al een reactie krijgen. “Beste *naam kandidaat*, bedankt voor je sollicitatie maar we gaan door met kandidaten die beter passen bij het profiel wat we zoeken”. Dit is een reactie die bijna iedereen ontvangt tijdens het solliciteren. Geen reden, geen concrete uitleg, geen telefoontje, geen manier voor de sollicitant om zichzelf te verbeteren. Elke communicatieve uiting die je als bedrijf de wereld in stuurt, is een visitekaartje. Mensen hebben het erover thuis, met vrienden of elders. Zorg dat jouw organisatie als een van de weinige wél positief uit zo’n gesprek komt. Hoe je dat doet? Dat lees je hier! We geven je een paar tips en concrete voorbeelden. De samenvatting van dit artikel is:

• Standaard afwijzingen zorgen voor frustratie en een slechte indruk.
• Elke afwijzing is een contactmoment die je reputatie versterkt of schaadt.
• Neem de tijd en geef een duidelijke, eerlijke reden voor de afwijzing.
• Persoonlijk contact, zoals bellen, maakt een groot verschil.
• Goede feedback helpt kandidaten zich te verbeteren.
• Houd altijd rekening met wetgeving rondom gelijke behandeling.
• Een respectvolle afwijzing voorkomt reputatieschade en werkt als gratis reclame.

Neem de tijd

Het klinkt super simpel, maar het is wel waar. Gebruik niet een automatisch template van LinkedIn, maar geef concreet aan waarom iemand het niet is geworden. In de tijd van automatisering anno 2026 is het gemakkelijk om minder dan 2 seconden bezig te zijn met iemand afwijzen. Als je simpelweg aangeeft dat een persoon ‘niet past’, dan laat je veel te veel ruimte over voor open interpretatie. Wat kan dit betekenen? Ligt het aan de kwaliteiten? De persoonlijkheid? Te extravert of introvert? Vroegen ze te veel of te weinig salaris?

Geef de sollicitant grijpbare handvaten om het in de toekomst beter te doen. We zeggen niet dat er níks standaard kan. Een organisatie kan er altijd voor kiezen om een standaard lijst met tips onder aan een afwijzing te zetten, maar zorg dat in het begin duidelijk is waarom iemand niet gekozen is.

Bellen is een verloren kunst

Veel organisaties kiezen ervoor om een standaard mailtje te sturen. Héél veel organisaties. Wil je dat jouw organisaties een van de vele is? De kandidaat bellen is misschien wel een van de beste tips die we kunnen geven omtrent het afwijzen. Dit staat ook in lijn met onze vorige tip: het kost wat meer tijd, maar je komt als organisatie een stuk beter over. Als je in de laatste 5 jaar gesolliciteerd hebt, denk hier eens over na: wanneer was de laatste keer dat je inhoudelijk gebeld werd voor een afwijzing? Wanneer kreeg je een standaard mailtje? Wanneer hoorde je niks? Daarna moet je jezelf afvragen: welke van deze is me bijgebleven?

Bel de sollicitant die je gaat afwijzen en vertel ze waarom ze afgewezen zijn. Je bent, in de ogen van de sollicitant, hét uithangbord van het bedrijf. Gebruik dit in je voordeel!

Denk aan het wettelijke kader bij afwijzing

Volgens de drie wetten ‘Algemene wet gelijke behandeling’, ‘Wet gelijke behandeling op grond van leeftijd’ en ‘Wet gelijke behandeling van mannen en vrouwen’ zijn er een 8-tal punten waar niet op afgewezen mag worden:

• Ras/afkomst
  • Je mag iemand niet afwijzen vanwege huidskleur, afkomst, nationaliteit of etnische achtergrond.
• Geslacht
  • Afwijzen op basis van geslacht is verboden.
  • Dit geldt ook bij werving en selectie (Wet gelijke behandeling mannen en vrouwen).
• Godsdienst/levensovertuiging
  • Religie, geloofsovertuiging of het wel/niet praktiseren daarvan mag geen rol spelen.
• Handicap of chronische ziekte
  • Een fysieke of mentale beperking mag geen reden zijn voor afwijzing, zolang iemand het werk kan uitvoeren (eventueel met aanpassingen).
• Leeftijd
  • Zowel jonge als oudere kandidaten mogen niet worden uitgesloten.
  • Ook indirecte leeftijdsdiscriminatie is verboden (bijv. “starter”, “schoolverlater”, “jong team”).
• Seksuele gerichtheid
  • Afwijzen vanwege hetero-, homo-, bi- of andere seksuele oriëntatie is niet toegestaan.
• Zwangerschap
  • Zwangerschap of kinderwens mag nooit een reden zijn voor afwijzing.
• Taal
  • Iemands moedertaal of accent mag geen afwijs reden zijn, tenzij taalvaardigheid aantoonbaar noodzakelijk is voor de functie.

Houden organisaties zich niet aan de bovenstaande richtlijnen? Dan is het mogelijk dat zij in overtreding zijn van de genoemde wetten.

Concrete voorbeelden van een goede afwijzing op een sollicitatie

Het allerbelangrijkste om hier erbij te vermelden is dat dit geen 100% ctrl+c & ctrl+v werk is, het allerbelangrijkste is de persoonlijke touch behouden. Denk aan de tips die we hierboven gegeven hebben! Mocht je alsnog een e-mail, LinkedIn of ander bericht willen sturen, dan kunnen onderstaande voorbeelden helpen. Let op: we hebben verschillende profielen gebruikt om het relevant te houden.

Drie voorbeelden

Kandidaat afwijzen na ontvangen CV

Wat doe je niet: “Dank voor je sollicitatie. We gaan niet met je verder.”

Wat doe je wel: “Dank je wel voor je interesse in de functie van Data Analist. Voor deze rol zoeken we iemand met meerdere jaren ervaring in Python. In je cv zien we vooral sterke kennis van Excel, maar minder ervaring met de programmeertaal die voor deze functie nodig is. Op Banenrijklimburg staan ook functies zoals Business Analist die beter kunnen aansluiten bij jouw profiel.”

Kandidaat afwijzen na 1ste gesprek

Wat doe je niet: “Bedankt voor je sollicitatie. We hebben besloten niet met je verder te gaan. Succes.”

Wat doe je wel: “Dank voor het prettige gesprek en je interesse in deze functie. Voor deze rol zoeken we iemand met praktische ervaring in online performance marketing binnen jonge technologiebedrijven die snel groeien. Jouw ervaring ligt vooral bij merkstrategie binnen grotere, gevestigde organisaties. Dat maakt je profiel waardevol, maar minder passend bij deze fase van het bedrijf. We wensen je veel succes bij je volgende stap.”

Kandidaat afwijzen na laatste gesprek

Wat doe je niet: “We hebben voor een andere kandidaat gekozen die beter past.”

Wat doe je wel: “Je bent geselecteerd tot de laatste twee kandidaten uit een grote groep sollicitanten, wat laat zien hoe sterk je profiel is. Uiteindelijk hebben we gekozen voor iemand met ervaring in het werken met Kubernetes en het aansturen van een team in een hybride werkomgeving. Dat sluit op dit moment net beter aan bij de behoeften van het team. We waren onder de indruk van je inhoudelijke kennis en denken graag opnieuw aan je bij een toekomstige functie waarin leidinggevende ervaring minder centraal staat.”

De tips uit deze tekst werken goed omdat ze inspelen op menselijk gedrag, verwachtingen van sollicitanten én het belang van reputatie voor organisaties. Je verkrijgt niet enkel goede reclame door dit te doen, je voorkomt slechte reputatie!