Werken vanuit het buitenland wordt steeds populairder onder werknemers, maar hoe regel je dat?

Steeds meer werknemers dromen ervan als werkende nomade op een exotische plek met de voeten in het zand de laptop open te klappen. internationale arbeidsmobiliteit is een interessant thema, maar wel met praktische, juridische, fiscale én internationaalrechtelijke aspecten. In deze blog geven wij concrete tips en een aantal aandachtspunten.

Juridisch complex

Er is geen absoluut recht voor een werknemer die in Nederland werkt om tijdelijk in het buitenland te mogen werken. Daarvoor is zo’n situatie ook te specifiek. Dat wil niet zeggen dat je zo’n verzoek moet afwijzen. De werknemer heeft het recht om verandering van werklocatie te vragen en jij moet daar dan met hem over in gesprek, maar de werknemer kan dat elders werken niet afdwingen.

Er is een wetgeving in de maak die werknemers een sterker recht geeft, maar er is nog onduidelijk of die wet er (ongewijzigd) komt.

Goede voorlichting

Een absolute must: laat je goed voorlichten over die specifieke situatie en maak een passend beleid als het vaker voorkomt. Als werkgever moet je een werknemer ook goed voorlichten over zijn rechten, plichten en arbeidsvoorwaarden in het geval hij in het buitenland gaat werken.

In elk land mogelijk?

Niet elke werknemer mag zomaar overal gaan werken. Elk land kent zijn eigen regels en er gelden internationale verdragen. Binnen de Europese Unie kennen we vrij verkeer van personen en diensten, maar daarbuiten is er soms een werkvergunning nodig. Er kunnen ook andere eisen gelden wanneer een werknemer niet de nationaliteit van het werkland heeft. Ga dus altijd vooraf na of dit het geval is en zorg voor tijdige aanvraag.

Fiscaliteit en sociale zekerheid

Bij werken in het buitenland kan er naast het Nederlandse stelsel op het gebied van fiscaliteit en sociale zekerheid ook een buitenlands stelsel gaan gelden. Elk land kent zijn eigen regels en er gelden internationale verdragen. Dit is complexe materie en kan ertoe leiden dat in het nieuwe werkland een salarisadministratie moet worden opgezet en premies en belastingen moeten worden ingehouden. Het is daarom aan te raden een afgebakende periode af te spreken waarbinnen de werknemer uitsluitend vanuit het buitenland zal werken.

Arbeidsvoorwaarden

Ga na of de toepasselijke cao of arbeidsvoorwaardenregelingen bepalingen kent over werken in het buitenland. Gelden die ook in deze situatie? Zijn er aanvullende afspraken mogelijk en nodig? Ga na of je de ondernemingsraad (OR) en/of vakbonden moet raadplegen voor je tot aanpassing van arbeidsvoorwaarden kunt overgaan.

Arbeidsomstandigheden

De ondernemingsraad (OR) heeft instemmingsrecht als je een arbeidsomstandighedenbeleid maakt, wijzigt of intrekt. Ga je structureel werk in het buitenland laten verrichten, dan komt mogelijk ook het adviesrecht van de OR in beeld. Denk ook aan het instemmingsrecht over werkoverleg, digitale tools- en privacy. Vergeet ook de aanpassing van de risico-inventarisatie en -evaluatie niet! Werken in het buitenland kan andere risico’s met zich meebrengen dan werken in Nederland. Is er sprake van een veilige werkplek, maar ook: is het land zelf wel veilig! Bespreek met de werknemer waar en hoe hij in het buitenland zijn werk gaat doen, laat hem hierover een verklaring afleggen en leg afspraken vast.

Verzekeringen

Is de werknemer adequaat verzekerd als hij in het buitenland werkt? Denk bijvoorbeeld aan de (collectieve) verzuim-, aansprakelijkheids- en/of ongevallenverzekering die je voor jouw werknemers hebt afgesloten. Ga dat na aan de hand van de polisvoorwaarden en raadpleeg zo nodig de verzekeraar. Wellicht is een aanvullende of andere verzekering nodig.

Digitale veiligheid

In landen buiten de EU geldt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet. Slechts enkele andere landen kennen een vergelijkbaar beschermingsniveau. Als Nederlandse werkgever ben je echter wel aan de AVG gebonden en moet je veilig omgaan met persoonsgegevens waarborgen.
Dat wordt niet anders als jouw werknemer buiten Nederland werkt. Zorg daarom dat je weet hoe je je werknemer ter plekke zo veilig mogelijk kan laten werken en overleg met jouw IT-afdeling of -leverancier of je aanvullende maatregelen moet nemen.

Evaluatie

Bouw evaluatiemomenten in. Start met een proef om te kijken of je dit überhaupt iets vindt. Zo niet, stop er mee. Werkt het wel en ben jij en de werknemer tevreden over de situatie, dan heb je in elk geval gezorgd voor een mooie employee experience!