Functioneringsgesprek via video

Door de coronacrisis zijn veel werknemers aan huis gebonden. Hoe pak je als werkgever dit jaar dan de functioneringsgesprekken aan? Is het bijvoorbeeld toegestaan om een functioneringsgesprek te voeren via video of telefoon? In de blog van deze week zetten we alle mogelijkheden en aandachtspunten voor werkgevers op een rij.

Functioneringsgesprek op afstand
Tijdens de coronacrisis is het voor veel werkgevers passen en meten. In de 1.5-meter economie van tegenwoordig is afstand houden vereist. Wanneer het toch toegestaan is om samen te komen in een fysieke ruimte, zul aanpassingen moeten uitvoeren om de gezondheid en hygiëne van je werknemers te waarborgen.

Thuiswerken
Als jij en je werknemers voornamelijk vanuit huis werken, kun je ervoor kiezen om het functioneringsgesprek op afstand te laten plaatsvinden. Dit kun je doen door gebruik te maken van de digitale communicatiemiddelen die je normaliter ook al gewend was te gebruiken.

Functioneringsgesprek voeren
Juist in deze tijden van verandering, is het voeren van een functioneringsgesprek belangrijk. Tijdens dit gesprek kun je vragen hoe het gaat met je werknemer en hoe hij/zij naar de toekomst kijkt.
Je hebt ook de kans om de rol van de werknemer te bespreken in de overgang naar een nieuwe manier van werken. Vergeet vooral ook niet om complimenten te geven over het aanpassingsvermogen van je werknemer in de afgelopen tijd.

Feedback vragen
Verder is een functioneringsgesprek ook een ideaal moment om feedback van je werknemer te vragen. Vraag hoe de werknemer aankijkt tegen jouw rol als werkgever of als leidinggevende. Verloopt dit volgens verwachting? Is er misschien nog ruimte voor verbetering?

Functioneringsgesprek via video
Voordat je ervoor kiest de functioneringsgesprekken via video te laten plaatsvinden, is het belangrijk een paar afwegingen te maken. Bekijk de volgende vragen en antwoorden voor werkgevers:

Functioneringsgesprek via video, mag dat? Ja, je mag als werkgever in principe zelf kiezen hoe het functioneringsgesprek wordt gevoerd, behalve als dit anders is afgesproken in de cao, arbeidsovereenkomst of het personeelshandboek. Mogelijk heb je toestemming nodig van je OR of personeelsvertegenwoordiging om de functioneringsgesprekken via video te voeren.

Wat heb ik nodig? Misschien maak je al gebruik van een systeem voor videobellen, zoals FaceTime, Skype, Zoom of Microsoft Teams. Deze kun je ook prima inzetten voor functioneringsgesprekken. Zorg er dan zeker voor dat de videoverbinding stabiel en beveiligd is, zodat er geen andere collega's kunnen inloggen of ongenode gasten kunnen meekijken. Test het systeem een paar keer voordat je officiële gesprekken gaat voeren. Zorg dat zowel jij als je werknemer een apparaat gebruiken met een goede camera en een stabiele internetverbinding.

Wat zijn de aandachtspunten? Een functioneringsgesprek is een belangrijk middel om je personeel te motiveren. Om het gesprek goed te laten verlopen moeten je werknemers zich uiteraard wel op hun gemak voelen. Ga dus na of je werknemer zich er prettig bij voelt dat het gesprek via video plaatsvindt. Er kunnen gevoelige onderwerpen worden besproken, zorg dus dat er op beide locaties niemand mee kan luisteren of binnen kan lopen. Als werkgever moet je werknemers die thuiswerken faciliteren. Dus geef hun de nodige middelen om te kunnen werken en het functioneringsgesprek te voeren.

Functioneringsgesprek voorbereiden
Of je het functioneringsgesprek nu via video voert of niet, een goede voorbereiding is altijd cruciaal. Vraag je werknemer ruim van tevoren welke gesprekspunten hij/zij wil aandragen. Deel een agenda met alle gesprekspunten minimaal drie dagen van tevoren zodat jullie je allebei kunnen voorbereiden.  Verzamel verder zo veel mogelijk informatie over het functioneren van je werknemer. Gebruik een formulier functioneringsgesprek om alle gesprekspunten te noteren en de uitkomst vast te leggen.

Bron: Ondernemen met Personeel