Feedback geven; zo geef jij constructieve feedback!

Als manager is het geven van feedback onmisbaar voor het leerproces van je werknemers. Helaas kan slechte feedback juist een averechts effect hebben! Hoe zorg jij dat je op de beste manier feedback kan geven, zodat jij en jouw werknemers zich succesvol ontwikkelen? Hier volgen de 10 beste tips!

1. Weet wat feedback inhoudt!
Iedereen weet toch wat feedback is? Zeker niet! Feedback betekent letterlijk ‘terugkoppeling’, en houdt een reflectie in van iemands gedrag, acties, of prestaties. Feedback is essentieel voor het leerproces, en legt focus op positieve én negatieve aspecten. Het staat dus niet gelijk aan enkel kritiek!

2. Bereid je feedback voor
Nu je weet wat feedback geven inhoudt, is het belangrijk te bepalen welke boodschap je wil overbrengen. Zet voor jezelf op een rijtje welke aandachtspunten je wil bespreken, en onderbouw je verhaal met concrete voorbeelden. Zo zal jouw feedback het beste overkomen op je werknemer.

3. Timing
Een groot deel van de voorbereiding is ook de timing. Zonder planning je kritiek uitspreken is waarschijnlijk geen goed plan, maar wacht ook niet te lang! Wanneer er weken tussen een situatie en de feedback zitten zullen details alweer vergeten zijn, waardoor de feedback dus minder effectief wordt. Kies dus een juist moment voor het geven van jouw feedback!

4. Opbouw van het gesprek
Wanneer je samen met jouw collega of werknemer het gesprek aangaat, is het niet handig om te starten met een opsomming van alle fouten van deze persoon. Blijf constructief, en noem ook positieve punten. Ben specifiek, onderbouw je verhaal met feiten en benoem de reden waarom bepaald gedrag als negatief gezien word.

5. De 3 G’s
Bij de opbouw van feedback horen ook de drie G’s: de Gebeurtenis, het Gevolg, en het Gevoel. Beschrijf bij de Gebeurtenis hoe jij het gedrag van een medewerker hebt waargenomen. Leg bij het Gevolg uit wat de consequenties van dit gedrag waren. Vertel dan hoe dit gedrag invloed had op jouw Gevoel. Spreek vanuit feiten, en houd hierbij de ik-vorm aan!

6. Biedt alternatieven
Probeer bij het geven van feedback direct een alternatief voor te stellen, zodat je collega weet hoe ze dit de volgende keer aanpakt. Zeg dus niet: “Dit was fout.”, maar juist: “Misschien kun je het de volgende keer op deze manier proberen.”.

7. Omgaan met de reactie
Feedback krijgen is niet altijd leuk. Zelfs tegen goed voorbereide, constructieve feedback kan een werknemer in de verdediging schieten. Probeer ervoor te zorgen dat jij uitspreekt wat je gepland hebt te zeggen. Vraag daarnaast aan je werknemer of zij het met je eens zijn. Op deze manier weet je of jouw feedback ontvangen is zoals jij het bedoelde, en zal je collega sneller het gedrag aanpassen.

8. Zoek naar de oorzaak
Wanneer een bepaald gedrag telkens terugkomt, is enkel feedback wellicht niet voldoende. Is je werknemer vaak afgeleid op het werk? Ga eens in gesprek de achterliggende reden en hoe jij hier als manager aan kan bijdragen. Wie weet kunnen kleine aanpassingen in bijvoorbeeld de werkplek of werktijden al een groot verschil maken!

9. Positieve feedback
Het is al eerder genoemd, maar vergeet ook zeker de positieve feedback niet. De richtlijn is om drie tot vier positieve aspecten te noemen tegenover één negatief punt. Zo zorg je dat een werknemer zich niet aangevallen of overweldigd voelt en blijven ze gemotiveerd om het positieve gedrag vast te houden. Blijf hierbij wel oprecht – ga dus geen complimentjes verzinnen om er een punt van kritiek tussen te proppen!

10. Feedback ontvangen
Naast het geven van feedback, is het ontvangen ervan – ook van je werknemers – essentieel. Wanneer iemand kritiek heeft op jouw acties, wees dan open voor deze inbreng en luister naar het probleem. Ga vervolgens voor jezelf na of de kritiek terecht was en neem eventueel stappen om het probleem aan te pakken. Bedank de persoon voor de inbreng en vertel je plan van aanpak om je acties aan te passen. Zo zal jouw collega of werknemer jou in toekomstige situaties ook durven aan te spreken. Feedback ontvangen maakt jou immers ook alleen maar sterker!

Ga jij deze tips toepassen bij jou op de werkvloer?