Effectief online vergaderen

Nu veel mensen (deels) thuis werken door het covid-19 virus wordt er veel online overlegd en vergaderd.

Normaal is effectief vergaderen (soms) al lastig, maar als dit via Zoom, Teams of Skype moet is het nog lastiger. Daarom hebben wij een aantal tips op een rij gezet:

1. Zorg dat je op tijd bent
   Normaal zorg je ook dat je op tijd in de vergader ruimte aanwezig bent. Doe dat online dan ook. Online ervaren mensen het namelijk als vervelender wanneer men te laat is. Zorg er dan ook voor dat je een aantal minuten van te voren inlogt of de online meeting ruimte in gaat. Dan kun je gelijk controleren of het geluid en eventueel beeld naar behoren werkt.
   
   
2. Introduceer jezelf
   Wanneer je buiten je eigen vaste (kleine) team een vergadering hebt is het belangrijk dat je jezelf introduceert wanneer je spreekt, ook als er wel beeld is. Wanneer je in een wat grotere groep bent of voor de eerste keer is het handig dit na enige tijd nog eens te herhalen. Soms kan er door een slechtere verbinding verwarring ontstaan over wie wat zegt.
   
   
3. Laat elkaar uitpraten
   Natuurlijk geld dit in een normale vergadering ook. Wanneer je op afstand moet vergadering is het alleen nog belangrijker om elkaar uit te laten praten. Doordat er enige vertraging in het gesprek ontstaat door de (video)connectie, kan het namelijk gebeuren dat personen tegelijk praten.
   Eventueel kun je bij een grote groep een host of voorzitter aanwijzen, die de microfoons beheerd waardoor men alleen maar kan reageren als men het woord heeft gekregen.
   
   
4. Zoek een rustige plek op
   Vermijd een luidruchtige of drukke omgeving. Ook is het erg prettig dat wanneer je video belt je een rustige achtergrond op zoekt en kleding aan trekt die niet al te veel afleid.
   
   
5. Let op de non-verbale communicatie
   Wanneer je videobelt is het nog steeds belangrijk om op non-verbale communicatie te werken. Juist omdat het minder duidelijk over komt kun je hier in best wat overdrijven. Door heel duidelijk te knikken als je het ergens mee eens bent, en door bijvoorbeeld met je handen het duidelijk te maken dat je graag het woord zou willen hebben, bijvoorbeeld met een gebaar wat jullie hebben afgesteld. Zorg er ook voor dat je niet te beeldend praat, door niet te druk met gebaren te praten.
   Wanneer je ergens waardering over uit wilt spreken zorg er dan voor dat je nagedacht hebt over een duidelijke verwoording. Signalen opvangen zonder non-verbale communicatie is namelijk veel moeilijker.
   
   

Wanneer je zelf de vergadering moet organiseren zijn er nog een aantal belangrijke punten van toepassing:

1. Zorg voor een makkelijke inlog
   Wanneer je de host bent van een online vergadering is het belangrijk dat mensen goed weten hoe ze kunnen inloggen. Wanneer men dit namelijk niet weet of erg ingewikkeld is loop je de kans dat je moet wachten en niet op tijd kan beginnen. Zorg dan ook voor een inlogcode of link en stuur deze samen met de agenda afspraak op de mail.
   Ben zelf 5 minuten voor de vergadering al online, dan kun je iedereen welkom heten.
   
   
2. Een duidelijke agenda
   Bij een online vergadering is het belangrijk een duidelijke agenda vast te stellen. Met duidelijke punten en doelen wat de uitkomst van de vergadering zou moeten zijn en een tijdsindicatie per agenda punt. Wanneer je de agenda bespreekt zorg er dan ook voor dat je een aantal (on)geschreven regels uitlegt voordat de vergadering echt begint.
   
   
3. Vraag aan mensen hoe het met hun gaat
   Na het vaststellen van de agenda is het belangrijk een voorstel ronde te doen wanneer men elkaar nog niet kent, of te vragen hoe hun dag tot nu toe gaat, of er nog iets is wat men momenteel bezig houd op persoonlijk vlak, maar ook wanneer de vergadering voor hun geslaagd is of wat het belangrijkste agenda punt is.
   Ondanks dat het lijkt alsof deze korte ronde “verspilde” tijd is, is het erg belangrijk om de small talk niet over te slaan, maar mee te nemen in de agenda en verwachte tijdsduur van de vergaring. Wanneer iedereen zich metaal goed voelt vergaderd het ook een stuk makkelijker.
   
   
4. Los problemen 1 op 1 op
   Wanneer er onderlinge ergernissen zijn is het belangrijk deze niet tijdens de vergadering op te lossen. Wanneer je denkt dat er iets speelt is het belangrijk om voor te stellen hier later op terug te komen. Bel deze personen 1 op 1 of zorg voor een meeting met een tussenpersoon. Online is namelijk een slecht platform om dit soort zaken te bespreken.