7 tips om tijd te besparen

Projecten afronden, targets halen en tussendoor ook nog het thuisfront managen – dat is soms een behoorlijke uitdaging.
Hoe kun je niet zozeer harder werken maar juist slimmer te werk gaan.

1. Structureer je dagelijkse ritme
   Begin de dag met een persoonlijke dagstart waarin je in alle rust je afspraken bekijkt en bepaalt wat je die dag wilt bereiken. Besteed er zo'n 10 minuten aan, die haal je later op de dag ruimschoots in. Wees wel reëel in je aannames: hoe groot is de kans bijvoorbeeld dat er veel ad-hoc taken tussenkomen? Plan met marges zodat je niet in de knoop komt.
   
2. Verwerk je e-mail na 16.30 u
   Mail checken is net als Facebook: een soort verslaving. Interactie met anderen is spannend en daardoor gaat je aandacht er steeds naartoe. Bovendien voelt het lekker om elke keer iets 'af te vinken' of gelezen te hebben, dat doet Facebook dus goed met z’n notificaties. Efficiënt is het niet. Plan je mail momenten bewust in, liefst einde van de dag. 's Ochtends doe ik wel een korte check: in maximaal 15 minuten beantwoord ik de meest urgente vragen. Gelukkig kunnen de meeste mailtjes best een paar uur wachten. Bovendien bestaat er nog steeds zoiets als de telefoon. Als het echt dringend is bellen of WhatsAppen mensen je wel. Een topman bij Google vertelde dat hij zijn mail altijd 48 uur na ontvangst leest. Zo'n 90% van de vragen in de mails waren tussentijds opgelost.
   
3. Plan zo min mogelijk afspraken (tenzij je sales doet)
   De mens is een kuddedier, agenda's vullen zich dus vanzelf met meetings, bila's en andere afspraken. Waak hier echter voor bij je eigen agenda. Afspraken zijn vaak superrelevant, maar niet in alle gevallen. Probeer voorafgaand aan een afspraak altijd wederzijdse doelen duidelijk te hebben via telefoon. Wees transparant over je commerciële doelen. Je spreekt elkaar niet om kennis te maken, maar om zaken te doen. Bedenk ook of een Skype-call een goede optie is. Hierbij spreek je elkaar toch face-to-face, zonder dat het je reistijd kost.
   Begin een meeting altijd met de vraag hoe lang we hebben, zodat iedereen bewust is van de waarde van tijd.
   
4. Koop een notitieboek
   Het doel is vooral het leegmaken van je hoofd. Schrijf alle hersenspinsels op zodat je weer mentale ruimte vrijmaakt om over dingen te gaan denken. Zorg dat je to do's altijd een werkwoord bevatten en zo concreet (klein) mogelijk zijn. Bedenk daarna welke zaken urgent zijn en of je iets kan delegeren.
   
5. Negeer negativiteit
   Probeer je zelf te omringen met mensen die in wonderen geloven, vermijd mensen die negatief zijn. Er zijn altijd 1001 redenen om te bedenken waarom iets niet kan. De kunst is om je gedachten zo te sturen dat ze nadenken hoe iets wel kan. Inherent aan deze state-of-mind is fouten maken, op je bek gaan en teruggefloten worden. So what?
   
6. Alles met volledige aandacht
   Stop met multitasken. Doe niets met versnipperde aandacht. Een manier om dit te bereiken is om je oortjes in te doen. Niet alleen beperk je hierdoor de invloeden van buitenaf op je concentratie, het is ook een teken naar je collega's toe dat je bezig bent. Mensen zullen je minder snel storen tenzij het echt nodig is.
   
7. Drink goede koffie en meer thee
   Elke organisatie zou moeten investeren in goede koffie en thee. Van goede koffie heb je veel minder nodig, één goede espresso doet zoveel meer dan liters 'aqua nero' (zwart water). Kies daarnaast voor groene thee. Thee heeft net als koffie een verkwikkend effect, maar is daarnaast wel gezond hydraterend (koffie niet). Gebruik koffie dus echt als energie-shot, drink daarnaast altijd een glas water en kies de rest van de dag voor thee.

Bron : House of Einstein.