Efficiënt omgaan met email
Efficient omgaan met je email bespaart kostbare tijd en kan uiteindelijk de werkdruk afnemen. In het kader van minder stress op het werk en efficiënt werken, geeft Banenrijklimburg advies om hier efficiënt mee om te gaan.
1. Breng het aantal inkomende e-mails naar beneden.
Dit lijkt voor de handliggend, maar is echt niet vanzelfsprekend. Meld je af van nieuwsbriefabonnementen en zorg voor een goede filter. Houd werk en privémail gescheiden, zodat echt alleen die emails op je werk binnenkrijgt die nodig zijn.
2. Reageer alleen als het nodig is.
Niet elke mail vraagt om antwoord. Vaak ontvang je alleen een cc-tje waarvan niet verwacht wordt dat je die beantwoord. Doe dit ook niet! Moet je toch antwoorden, doe dit dan doelgericht, kort en efficiënt, dus alleen naar die persoon die op je antwoord zit te wachten.
3. Doseer in het doorsturen van email.
Stuur niet zomaar emails door. Doe je dit toch, vat de mail dan kort samen en beargumenteer waarom je de originele email doorstuurt. De ontvanger kan zelf ervoor kiezen om de gehele email correspondentie erbij ter zoeken.
4. Bekijk op gezette tijden je email
Bekijk je email niet om de minuut maar doe dit op gezette tijden. Afhankelijk van je werkzaamheden zou je om het uur bijvoorbeeld je email kunnen bekijken. Lees geen enkele email twee keer, maar probeer de email direct af te handelen en te verwerken. Is hier langer tijd voor nodig, maak dan een aparte map aan met email waar verdere opvolging voor nodig is.
5. Houd je inbox leeg
Laat geen oude email in je inbox zitten, maar archiveer ze na het afhandelen ervan.
6. Gebruik de extra's van je mailprogramma.
Je mailprogramma kan veel meer dan mails versturen en beantwoorden. Maak mappen om mails op te slaan die je wilt bewaren. En zorg voor een out-of-office-replay als je een tijdje niet op kantoor bent. Een andere optie: je kan taken koppelen aan mailtjes. Open de mail en klik op het vlaggetje in de balk bovenin het scherm en geef aan wanneer je wat gedaan moet hebben. Scheelt weer veel leestijd als je aan de mail toekomt.