Werken

Het komt uw professionele imago ten goede als u goed omgaat met email. Vaak wordt e-mail verkeerd gebruikt, wordt het niet efficiënt ingezet en worden mails zomaar doorgestuurd.  Daarom is het belangrijk om enkele e-mail etiquette in acht te nemen. Banenrijklimburg zet er een aantal voor u op een rij.

1. Hou het kort
Een e-mail lezen is vermoeiender dan een gedrukt document doornemen. Spaar dus uw lezer, vat uw boodschap kort en duidelijk samen en vermijd lange zinnen. Zo is de kans kleiner dat uw e-mail ongelezen blijft of onmiddellijk wordt verwijderd.

2. Beantwoord alle vragen
Probeer een antwoord te formuleren op alle vragen in een e-mail en zo verder e-mailverker te vermijden. Dat bespaart tijd en geeft de indruk van efficiëntie. U scoort nog meer goede punten als u ook al anticipeert op vragen die wellicht nog zullen volgen.

3. Lees je e-mail
Een simpele, maar efficiënte regel. Door even de tijd te nemen om uw e-mail zelf te lezen voor u hem verstuurt, voorkomt heel wat fouten en misverstanden. Niet alleen spelling- en grammaticafouten, maar ook ongepaste commentaren kunt u zo op tijd onderscheppen.

4. Personaliseer uw e-mail
Zorg er niet alleen voor dat u een persoonlijke aanspreking gebruikt, maar personaliseer ook de inhoud van uw e-mail. Automatische antwoorden zijn om die reden niet zo'n goed idee. Een beter alternatief zijn templates (zie ook het volgende punt)

5. Gebruik templates om te antwoorden op regelmatig gestelde vragen
De wegbeschrijving naar het bedrijf, richtlijnen om zich in te schrijven voor uw nieuwsbrief, ... het zijn vragen die u regelmatig moet beantwoorden. Bewaar deze teksten als templates.

6. Stuur snel een antwoord
Klanten sturen u een e-mail omdat ze snel een antwoord verwachten. De regel is dat u een e-mail binnen  24 uur moet beantwoorden en bij voorkeur zelfs dezelfde werkdag. Kunt u niet onmiddellijk antwoorden op een vraag? Stuur dan alvast een e-mail waarin u schrijft dat u de e-mail ontvangen hebt en zo snel mogelijk een antwoord zult formuleren. Zo weet uw klant dat u zijn vraag zal bekijken en wanneer hij een antwoord mag verwachten.

Informeer uw zakelijke relaties als u voor langere tijd (bijvoorbeeld vanwege vakantie) uw e-mail niet kunt checken of beantwoorden. Om uw relaties niet onnodig lastig te vallen kunt u dit ook automatisch doen door voor uw afwezigheid de ‘automatische e-mailbeantwoorder’ van uw service provider in te stellen.

7. Structureer uw e-mail
Lezen van een scherm is moeilijker dan van een papieren document. Zorg dus voor extra structuur in uw e-mail en een overzichtelijke lay-out. Korte zinnen, duidelijke paragrafen en het gebruik van puntjes of nummers maken het lezen makkelijker.

8. 'High priority' en 'reply to all'
Maak geen misbruik van deze functies in Outlook. Een high priority mail geeft een agressieve indruk. Overvloedig gebruik zorgt er bovendien voor dat deze functie zijn effect verliest.
Stuur alleen een antwoord naar alle geadresseerden die uw antwoord ook daadwerkelijk moeten zien.

9. Overdrijf niet met hoofdletters en afkortingen
Een hoofdletter gebruikt u aan het begin van een zin of bij het spellen van eigen namen. Als hoofdletters overal gebruikt worden lijkt het alsof u roept. Niet erg beleefd en zeker niet professioneel.

Hetzelfde geldt voor afkortingen. Deze bevorderen de leesbaarheid niet en sommige kunnen onprofessioneel overkomen 'BTW' en 'LOL' passen niet in een zakelijke omgeving en misschien kent de geadresseerde de betekenis zelfs niet. Ook emoticons zoals smileys vermijd je om die reden beter.

10. Voor mailings gebruik je het BCC veld of maakt u een mail merge
Op die manier zorg je ervoor dat de privacy van je contactpersonen gewaarborgd blijft, de andere geadresseerden kunnen dit veld niet zien, en zorgt u ervoor dat de geadresseerde niet ziet dat u dezelfde mail naar vele andere mensen heeft gestuurd. Als u het BCC-veld gebruikt zorg er wel voor dat er iets in het Aan- of To-veld staat. Uw e-mail kan anders opgevat worden als spam.

11. Gebruik nooit e-mail om vertrouwelijke informatie uit te wisselen
Een e-mail forwarden is zeer eenvoudig en is snel gebeurd. Ga er dan ook van uit dat iedereen uw e-mail kan lezen. Vertrouwelijke informatie verstuurt u dus best niet per e-mail. Kwetsende, racistische of discriminerende taal is uit den boze, ook al is het de bedoeling om grappig uit de hoek te komen.

12. Verstuur uw e-mail met een onderwerp
Mensen krijgen dagelijks tientallen mails in hun mailbox. Door een onderwerp voor uw mail te kiezen dat kort en duidelijk de inhoud van je mail weergeeft, bespaart u de lezer tijd en is de kans groter dat deze snel wordt behandeld.

Bron: vacature.com